ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 103

S obzirom na više nego učestalu praksu da se u sadržaj Povijesti fonda ne unosi povijest fonda nakon što je o njemu počeo skrbiti arhiv, primjedbe na ovaj dio sadržaja su se pri analizi pojedinačnih obavijesnih pomagala Stručnom vijeću DAPA vratile kao dvostruki bumerang: Prvo, DAPA tek od 2004. godine dosljedno poštuje odredbe Pravilnika o evidencijama u arhivima, primjenjujući ih na sve tekuće poslove vezane uz arhivsko gradivo koje treba evidentirati. Od te godine, kada je nakon probira, obrade i prijenosa podataka iz Knjige akvizicija i Općeg inventara službeno zaključen njihov prethodni oblik (knjige), ove evidencije se vode u digitalnom obliku. Budući da je dostupnost podataka o povijesti dijela fondova nakon preuzimanja u DAPA ograničena ili dostupna iz usmenih iskaza djelatnika, postupno se rekonstruira dio evidencijskih podataka vezanih uz upravljanje gradivom u DAPA u ranijim razdobljima. Drugo, suočili smo se s poraznom činjenicom kako postojeća dokumentacija o gradivu u arhivu, ukoliko nastaje samo na temelju odredbi utvrđenih pravilnicima, može u evidencijskom smislu pokriti sve potrebe za podacima koji nastaju pri radu na obavijesnim pomagalima, ali unatoč tome nije dostatna za posredovanje cjelovite informacije o povijesti fonda po preuzimanju u arhiv. U lipnju 2006. pred Stručnim vijećem iskrsnuo je problem nepostojanja utvrđenih procedura i nedostatka službenog dokumentiranja postupaka pri sređivanju gradiva (primjerice, izdvajanja i prijavljivanja gradiva druge provenijencije pri sređivanju fonda ili virtualnog ili stvarnog razdvajanja ili spajanja fondova sukladno nacionalnoj klasifikaciji).

14 Utvrdili smo da odsustvo normativnog okvira, koji bi imao širi doseg te osim evidentiranja regulirao način službenog dokumentiranja postupaka i procedura, izravno generira lošu praksu

15 prisutnu u sadašnjim i recentnim sređivanjima te oprimjerili činjenicu kako poštivanje provedbenih propisa u našem slučaju nije nužno jamac kvalitete finalnog proizvoda - obavijesnog pomagala. Svjesni kako početak sređivanja gradiva, odnosno trenutak intervencije u gradivo i dovršetak izrade opisa dijeli u većini slučajeva i višegodišnji razmak, te daje, i kada je izvršena, neslužbena dokumentacija postupaka uvijek individualno oblikovana i sadržajno nepredvidiva te najčešće 14 Zbog procjene kako se radi o osobito važnoj temi, iz norme ISAD(G) prenosim dio paragrafa U.3: Specifični dijelovi obavijesti o arhivskom gradivu zapisuju se u svakoj fazi njegova upravljanja (...) kako bi gradivo s jedne strane bilo sigurno pohranjeno i nadzirano, a s druge strane u odgovarajućem trenutku dostupno svima koji imaju pravo na njegovo korištenje. Arhivski opis u najširem smislu obuhvaća svaki element obavijesti, bez. obzira u kojem je razdoblju upravljanja identificiran ili utvrđen. Na višoj razini, pitanje dokumentiranja postupaka vezanih uz stručne arhivističke poslove zastupljeno je i u točki 5. Etičkog kodeksa arhivista: Potrebno je da arhivisti dokumentiraju svoje postupke pri obradi arhivskoga gradiva i da budu u stanju opravdati ih. (Vidi: Etički kodeks arhivista. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1997.). 15 Ova bi tvrdnja, nažalost, u budućnosti mogla biti potvrđena primjenom Pravilnika o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima (NN 106/2007). DAPA je tek 2006. godine započeo stvarati dosjee fondova, te još nisu izrađeni svi dosjei fondova. Prema izmjenama, obveza stvaranja ove izuzetno bitne dokumentacijske cjeline pretvorena je u mogućnost. Odluka o izradi dosjea fondova nadalje će stoga ovisiti isključivo o stručnoj procjeni njezine važnosti unutar arhiva pojedinačno, uz pretpostavku da će se dobra praksa nastaviti tamo gdje jc ona ranije postojala i gdje postoji svijest kako je centralizirana pohrana dokumentacije o gradivu - iz koje jedino mogu proizići cjeloviti, ovjereni i točni podaci za evidentiranje - moguća, temeljem dosadašnje prakse, jedino unutar dosjea fonda.