ARHIVSKI VJESNIK 50. (ZAGREB, 2007)
Strana - 20
tekući brojevi ne predstavljaju signature dotičnih fondova i zbirki već služe samo za snalaženje i izradu kazala u okviru ove publikacije. Uz činjenicu daje došlo do evidentiranja znatnog broja novih fondova i zbirki uslijed preuzimanja gradiva, sređivanja i razdiobe fondova, do promjena nekih matičnih brojeva u odnosu na prvi Pregled došlo je i uslijed primopredaje pojedinih fondova između samih arhiva, oblikovanja pojedinih zbirnih fondova 18 te ukidanja dijela fondova u postupku njihova sređivanja. U većem broju slučajeva matični brojevi ukinutih fondova korišteni su za evidentiranje novih fondova. U današnjem sustavu obvezatnih evidencija, ustanovljenom Pravilnikom o evidencijama u arhivima iz 2002., redni brojevi općeg inventara svake pojedine arhivske ustanove, kao najosnovnije evidencije odnosno imovnika arhivskoga gradiva, ujedno su i matični brojevi fondova i zbirki pod kojima se isti bilježe i u Registru arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske te u Pregledu. Ovi matični brojevi u okviru sustava obvezatnih evidencija i obavijesnih pomagala čine dio signature fonda ili zbirke za potrebe korištenja i citiranja arhivskoga gradiva pohranjenoga u arhivima. 19 Kako u dijelu naših arhiva do sada nije bila ustanovljena ova povezanost osnovnih evidencija i obavijesnih pomagala to je njihovo povezivanje sustavom matičnih brojeva jedan od arhivskih poslova koji bi trebao uslijediti nakon utvrđivanja konačnog prikaza fondova i zbirki. Nakon određenog vremena primjene i provjere postojećih rješenja u praktičnom radu arhiva, te mogućih promjena u oblikovanju pojedinih fondova, potrebno je utvrditi stabilan sustav matičnih brojeva i signatura koji bi trebao imati dugotrajaniji karakter te biti podložan što manjim izmjenama. Takav, on može predstavljati osnovu informacijskog sustava arhivskih ustanova te treba biti sproveden od obvezatnih evidencija preko obavijesnih pomagala do pojedinih arhivskih jedinica. Porast gradiva i broja opisnih jedinica U novom Pregledu zabilježeno je ukupno, u svim arhivima i prikazanim nearhivskim ustanovama, 15.937 arhivskih fondova i zbirki. U samim arhivima Prvenstveno se tu radi o prikazu vrlo malih količina sačuvanoga gradiva tijela javne uprave iste vrste i iste razine, kao što su kotarevi i općine iz razdoblja NDH, NOO-i svih razna u okviru partizanskog pokreta, mjesni narodni odbori poslije 1945., zatim brojne male seljačke i radne zadruge, te pojedini fondovi školskih ustanova. Pravilnik o evidencijama u arhivima, čl. 23. Npr. HR DAVŽ 2. Poglavarstvo slobodnog i kraljevskog grada Varaždina; broj 2 je matični broj pod kojim je ovaj fond upisan u Općem inventaru Državnog arhiva u Varaždinu, Registru arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske te, u uglatoj zagradi [0002] u Pregledu arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske. Isto tako navedene kratice i matični broj trebalo bi koristiti u citiranju gradiva ovoga fonda kao početni dio signature opisne jedinice.