ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)

Strana - 17

Također, nije slučajno ni da se ova norma, barem na području arhivske službe u Republici Hrvatskoj, na poseban način veže uz djelatnost i potrebe onih segmenata arhivske službe koji se bave evidencijama i nadzorom nad gradivom izvan arhiva. Naime, te se službe (odjeli, odsjeci) neposredno bave stvarateljima određenoga gradiva,

8 pa su u poziciji detaljno se i neposredno upoznati s kontekstom nastanka, odnosno kontekstom funkcije samoga gradiva. Naravno daje iščitavanje istoga moguće i kroz sam fond kad je jednom preuzet u arhiv, ali samo ukoliko su idealno sačuvani svi segmenti koji će dopustiti rekonstrukciju: zakonski propisi o osnutku, djelovanju i možebitnom ukinuću, unutarnji ustrojstveni redovi, opći propisi upravnoga sustava i važećega načina uredskoga poslovanja, pojedinačni interni pravilnici o postupanju s dokumentacijom, a svakako su još potrebne i analiza i obrada gradiva, kako bi uočili moguća odstupanja. Neposrednim kontaktom sa stvarateljem i njegovim gradivom svi se navedeni koraci ubrzavaju, zgušnjavaju i koncentriraju, te daju brže i točnije rezultate. Isti je proces i s upoznavanjem mogućih prednika, budući da zbog operativnosti, težnje za kontinuiranim poslovnim i radnim procesima, pravnoga kontinuiteta i si. svaki stvaratelj najčešće posjeduje točne i koncentrirane podatke o svom pravnom (ili samo faktičnomu) predniku, a i aktualne akte koji ga stavljaju u kontekst veza s drugim stvarateljima, bilo daje riječ o vezama hijerarhijske, interesne, pravne bilo logističke naravi. Standardizacija ovoga tipa napose je potrebna i od velike pomoći ondje gdje je treba obaviti identifikaciju predništva, hijerarhijskoga smještaja stvaratelja, kretanja gradiva fonda ili njegovih dijelova itd. tc u situaciji kada spomenuti momenti, koji omogućuju rekonstrukciju, nisu poznati. Stoga ne treba čuditi daje upravo djelovanje ovoga segmenta arhivske službe živo interesno vezano uz normizaciju opisa stvaratelja gradiva. Dapače, i negdašnji je sustav evidencija u tim službama svojom strukturom ukazivao na određene moduse razmišljanja, prije svega radi ostvarenja uvjeta odvijanja stručnih poslova za koje je služba bila (i danas je, uz dodatna proširenja) zadužena, a koji su se poslije pokazali sukladnima pojedinim uputnicama u normiranom zapisu za pravne i fizičke osobe i obitelji, iako, naravno, daleko manje profilirani. Za ilustraciju navedene tvrdnje možemo navesti najčešće elemente koje su obuhvaćale nekadašnje konvencionalne evidencije službi za zaštitu gradiva izvan arhiva: a) matična knjiga - kao upisnik svih stvaratelja b) dosjei stvaratelja kao pojedinačna i detaljna evidenciju o stvarateljima i njihovu gradivu c) kartotečna evidencija, u smislu osnovnih i uputnih kartica. U pojedinim arhivima dotične su službe vodile i neke pomoćne zbirne evidencije pojedinačnih postupaka (izlučivanja gradiva, preuzimanja gradiva, koliU rjeđim je slučajevima riječ isključivo o imatelju gradiva.