ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)

Strana - 152

Urudžbiranje primljenih i poslanih spisa ide pretežno strogo kronološki. Spisi Mjesnoga starješinstva Makarske u sedmoj rubrici urudžbenoga zapisnika dobivali su oznake rimskim brojevima od I-IX, a veći dio spisa istu oznaku nosi na poleđini spisa. Osim u urudžbiranje spisa, austrijske vlasti su nastojale uvesti reda i u njihov vanjski izgled. Već 22. kolovoza 1797., odmah nakon okupacije, grof Giambattista Thurn, tajnik i upravitelj Kancelarije Dvorske komisije u Zadru (segretario e direttore di Cancellaria), objavio je Pravilo (Normativo) pisanja dopisa upućenih Dvorskoj komisiju u Zadru. Pravilo sadržava četiri točke koje upućuju na to što upućeni spis treba sadržavati izvana, čime tekst mora započinjati iznutra i čime završavati, nalaže da se tekst piše u stupcima i upozorava na potrebu jasna i precizna izražavanja te na kraju, u četvrtoj točki, objašnjava na koji način treba označiti upućeni spis s više dokumenata. Pravilo je namjenjeno poglavito mjesnim organima vlasti, ali i svima koji se obraćaju Dvorskoj komisiji, a ne žele se izložiti »opasnosti da im dopis bude zanemaren zbog nedostatka potrebnih formalnosti«.

15 Budući da se među spisima Mjesnoga starješinstva Makarske nije našao dokument koji bi razjasnio način na koji su spisima pridjeljivane oznake pojedinih kategorija (odnosno na koji su način spisi raspoređivani u skupine), da bi se otkrio ključ razvrstavanja spisa pristupilo se analizi i usporedbi sadržaja po nekoliko spisa iz svake kategorije od 1 do IX, ne samo na temelju zapisa u urudžbenom zapisniku, već i uvidom u same spise. Za svaki od tih spisa izrađen je opis koji sadržava većinu elementa od kojih se sastoji i upis u urudžbenom zapisniku. Na temelju toga izvršeno je uspoređivanje spisa koji nose istu oznaku i to uspoređujući kako sadržaj spisa, tako i ostale dijelove upisa spisa u urudžbeni zapisnik: referenta, pošiljatelja i izvod iz zaključka. Usporedbom tih podataka bilo je moguće zaključiti da su sadržaji na koje se odnose oznake navedenih kategorija I-X. približno sljedeći:

1 15 Raccolta dei editti e prodanu sv. 1, Zadar, 1799. 16 Do danas (u Državnom arhivu u Zadru) nije utvrđen propis po kojem je uređen registraturni sustav za Prve austrijske uprave. U radu Razvoj sistemov poslovanja v spisi pri upravnih oblasteh do reforme pisarniškega poslovanja leta 1956. (Arhivi, Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije; Letnik XVI, br. 1-2., Ljubljana 1993.) slovenskoga arhivista Jože Zontara stoji da je kancelarijsko poslovanje u svim austrijskim državama propisivala dvorska uredba od 26. svibnja 1786., kao jedna od mjera cara Josipa II., čiji je autor bio Viši činovnik bečkih središnjih ureda Joseph von Sonnenfels. Podrobnije je kancelarijsko poslovanje propisano u radnoj uputi o poslovanju državnih ureda (koji obuhvaćaju odjeljenje za primanje predstavki, otpravništvo i registraturu) - Patentbuch de Anno 1786. O registraturnim oznakama Žontar kaže daje u registraturi spis na zadnjem listu ili na polovici upotrijebljenoj kao košuljica dobivao oznaku koja se upisivala u zadnju rubriku urudžbenoga zapisnika. Spisi su se fascikulirali prema materiji, tako da su u istom predmetu u registraturi bili odloženi po kronološkom redu, koji je određen rednim brojem upisa u udružbeni zapisnik. Na početku svakoga fascikla ulagao se popis u kojem je bio zabilježen broj svakoga spisa kako bi se olakšalo traženje. Kad bi neki fascikl previše narastao, dijelili su ga, a svaki je dio dobivao svoj tekući broj i popis spisa na početku. Žontar nigdje u svom radu ne spominje daje postojao propisani popis vrsta predmeta (kategorija) koji je obvezivao službenike u državnim uredima da spise dijele baš na taj način, kao stoje to slučaj za Francuske uprave ili Druge austrijske uprave u Dalmaciji. Gdje s^ navedeni Patentbuch čuva, iz članka se ne vidi.