ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)

Strana - 43

Stoga ne čudi da je u međuvremenu došlo do pojednostavljenja pojedinih postupaka, ponajprije odlaganja spisa, koje se od 1950., a vidjeli smo čak i od 1947./1948., odvijalo slijedom tekućih brojeva urudžbenoga zapisnika (»numerus currens«). Kod sustava odlaganja koji je pratio signature, očito se spisima tijekom pretraživanja više nije moglo jednostavno ući u trag, ukoliko su bili odloženi na neodgovarajući način. Druga stvar, također važna, jesu česti preustroji u upravi, pogotovo od 1947. do 1953. godine. Cjeline spisa koje su se prenosile od prcdnika sljednicima vjerojatno su u pogledu pretraživanja bile lakše svladive ukoliko je sustav njihove organizacije bio jednostavan, negoli da sljednici preuzimaju nešto što im je u organizacijskom smislu nepregledno i više-manje nepoznato. Jasno je da je uvođenjem sustava odlaganja prema tekućem broju pretraživanje utoliko bilo sigurnije, ali da bi ono bilo moguće, uveden je veći raspon evidencija (razna kazala, brojevnici, kontrolnici). Sljedeće što treba istaknuti jest temeljitost kojom je započeta i vođena reforma od 1955. do 1957. godine. Bez obzira što mi danas mislili o sustavu koji je tada uspostavljen, reforma je bila na tragu suvremenih razmišljanja o organizaciji uredskoga poslovanja, a njezina metodologija pomno razrađena. Bilo je jasno da dobro organizirani sustavi za pretraživanje spisa imaju u svojoj osnovi neku vrstu klasifikacije, bez obzira je li ona imala polazište u organizacijskom ustroju ustanove ili je bila upućena izravno na vrstu poslova i tematiku. Kod naših se analitičara čak pojavilo, za današnje pojmove veoma moderno, razmišljanje o negativnom učinku preslikavanja administrativnoga ustroja ustanove na sustav namijenjen pretraživanju gradiva, stoje bilo vezano za neposredna loša iskustva stvaratelja s našega područja. No kod novoga sustava, poglavito u pogledu klasifikacije, treba uočiti nekoliko problema. Prvi je problem nastupio onda kad se, umjesto eventualne izrade okvirnoga klasifikacijskog sustava namijenjenoga radu narodnih odbora, pristupilo izradi sveobuhvatnoga decimalnog klasifikacijskog sustava za upravne ustanove na području Republike, oblikovanoga prema uzoru UDK, stoje vjerojatno opet imalo svoje praktične razloge (N. B. ako ni zbog čega drugoga onda stoga što podatci o obrazovnoj strukturi upravnih djelatnika nisu bili baš blistavi). Utjecaj UDK na spisovodstvene klasifikacije, od vremena njezine ekspanzije na europskom tlu između dvaju ratova, bio je velik. Postavljala su se pitanja da li decimalnu klasifikaciju zadržati na razini pojedinačnih ustanova ili pojedinih resora, da li je primijeniti za oblikovanje dijeljenih (zajedničkih) klasifikacijskih sustava za upravna tijela nižega ranga, kao što su općine (ili kod nas narodni odbori), stoje na nekim područjima imalo relativno dugu tradiciju (pogotovo u Njemačkoj), ili se pak upustiti u izradu sveobuhvatnoga klasifikacijskog sustava namijenjenoga radu sviju tijela uprave jedne države ili jednoga većeg i u upravnom smislu složenoga