ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 26
urudžbenom je zapisniku najprije u odgovarajućoj rubrici bio naznačen odjel, odnosno radna jedinica kojoj je spis dodijeljen u rad, a potom je u drugoj rubrici bila upisana oznaka po kojoj je odložen (1945. taje rubrika navedena kao »oznaka registra«, a 1946. kao »red ulaganja«). Za registraturne oznake prema kojima su spisi odloženi primijenjene su jednostavne slovčane kratice odjela (npr. KU) ili pak, što je češće slučaj, složene slovčane i brojčane oznake (npr. // P/820). Oznake su ukazivale na pripadnost pojedinim odjelima/odsjecima i/ili na predmetni sadržaj koji se spisima rješavao, pa čak i na korespondente Ministarstva (fizičke ili pravne osobe). Za neke odjele po opsegu njihova poslovanja nije bilo potrebno razrađivati oznaku za odlaganje dalje od kratice naziva, ujedno signature za dodjelu spisa u rad. Takav je slučaj bio s Odjelom za kulturu i umjetnost, koji je primijenjivao spomenutu kraticu KU, unutar koje su spisi odlagani kronološki (tj. tekućim brojem urudžbenoga zapisnika). Drugi odjeli primijenjivali su više složenih oznaka, koje su mijenjane prema tomu kako se ustanova funkcionalno i organizacijski razvijala. Tako je unutar Personalnoga odjela (od 1947. to je Uprava za personalnu službu) primjenjivana rimska oznaka // za personalne dosjee, u kojima su se nalazile molbe, žalbe i slično. Nakon rimskoga broja // slijedila je oznaka slovom abecede, jer su dosjei bili grupirani prema početnim slovima prezimena, a potom je bio naveden redni broj osobnoga dosjea unutar abecedne skupine, pa je tako nastala registraturna oznaka, kao stoje primjerice spomenuto // P/820. Tek potom spisi su redani prema tekućim brojevima iz urudžbenoga zapisnika. Nešto jednostavniji sustav primijenjen je unutar Odjela za školstvo, u Odsjeku za srednje škole 1946., a zatim u novouspostavljenom Odjelu za srednje škole 1947. godine. Ondje su, među ostalim, oblikovani dosjei o radu srednjih škola (gimnazija), za svaku školu posebno. Dosjei su primarno bili označeni rimskim brojem VI, da bi unutar toga svakoj školi bio doznačen vlastiti redni broj, pa je tako, primjerice, VI-24 bila oznaka za Nižu gimnaziju u Grubišnom Polju. Tek potom slijedili su kronološki poredani spisi, izvještaji, zapisnici sjednica i si. u vezi s radom dotične škole, prema tekućem broju iz urudžbenoga zapisnika. 10 Od 1948. ove su se oznake prestale primjenjivati, pa su spisi odlagani isključivo po tekućem broju urudžbenoga zapisnika (iako važnijih promjena u unutarnjem ustroju ustanove više nije bilo)." I kod ostalih ustanova koje su djelovale iza 1 947./1948., ili su pak iza tih godina osnovane, sustav signiranja nije bio osnovom odlaganja u pismohrani, već U glavnim crtama ovaj se sustav nadovezao na onaj koji je u istom resoru primijenjivan prije u Ministarstvu narodne prosvjete NDH. Ministarstvo prosvjete NRH, Sumarni inventar fonda, izradio: Egon Kraljević (HDA, Zagreb, 2003 ). Konstatacije iz inventara ovdje su ilustrirane primjerima iz urudžbenih zapisnika i spisa.
