ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 96

9 1997 AVDIĆ AKIF, SAVSKA 66, IZDAVANJE RK-TRAŽI SE117-03/1997-001/00017 05 10 1997 ČULIG STJEPAN, IZDAVANJE S POHR. RK-TRAŽI SE117-03/1997-001/00020 02 11 1997 STARČEVIĆ HAZIM, IZDAVANJE RK-TRAŽI SE- 117-03/1997-001/00021 05 12 1997 PERIĆ MARIJA, IZDAVANJE S POHRANE 117-03/1997-001/00022 05 13 1997 GELJIĆ MATO, DOSTAVA RAD KNJIŽ 117-03/1997-001/00023 05 14 1997 SOKOL STJEPAN, DOSTAVA RAD KNJIŽ 117-03/1997-001/00024 05 15 1997 KARANOVIĆ ZVONIMIR, DOST RAD KNJIŽ 117-03/1997-001/00025 05 16 1997 SULJKANOVIĆ SEAD, IZDAVANJE S POHRANE 117-03/1997-001/00026 02 17 1997 KLIMPAK IVAN, IZDAVANJE S POHRANE 117-03/1997-001/00027 05 Popisi se osim na papiru mogu ponuditi i u digitalnom obliku. GU BI za opću upravu u suradnji s DAZ-om i HDA-om trebao definirati oblik (papirnati ili digitalni ili oba) u kojem će mu se popisi dostavljati na odobrenje, ali bi isto tako trebalo definirati u kojem će se obliku popis izlučenoga gradiva trajno čuvati. S informatičkoga gledišta mogu se ponuditi različiti oblici izrade popisa, od obične liste na papim, do datoteke (file), koja može biti text file, MS word file, MS excel file ili neki drugi oblik. Što se tiče automatiziranja dostave podataka korisniku na odobrenje (faza 2), moguće je, naravno, rabiti klasičnu dostavu papirnatoga ili digitalnoga zapisa (na disketi, CD-u i si.), ali postoji i mogućnost dostave digitalnoga zapisa e-mailom, koju držimo prikladnom za ovu fazu postupka izlučivanja gradiva. Koji će se način dostave odabrati, ovisi naravno o dogovoru GU za opću upravu s DAZ-om i HDAom, kako je već prije napomenuto, o mogućnosti uporabe elektroničkoga potpisa, o korisnikovoj informatičkoj opremljenosti, pri čemu se ovdje misli kako na hardver, tako i na softver, kao i o nizu drugih zahtjeva struke. Posebnu pozornost treba posvetiti odabiru medija na kojem će se trajno čuvati popisi izlučenoga gradiva. Preporuka je da se kao osiguranje odabere nekoliko različitih medija, na kojima su istovrsni podatci. GZAOP će ovdje figurirati kao uslužni centar, koji će obaviti posao prema definiranim zahtjevima i postavljenim kriterijima u skladu sa zahtjevima struke, kako arhivističke, tako i informatičke. Ovdje je posebno važno napomenuti da će podatci o kompletnom izlučenom gradivu (broj predmeta, naziv predmeta, popis akata u predmetu, podatci o svakom aktu, ABC kazala, podatci o datumu prijema predmeta i akata, podatci o datumu arhiviranja, podatci o datumu izlučivanja i svi ostali podatci vezani uz predmet i akte u skladu s propisima uredskoga poslovanja) ostati i dalje zapisani u bazama podataka uredskoga poslovanja, pa će za sve zainteresirane korisnike i nakon izlučivanja biti moguć upit. Jedini preduvjet ovakvih upita je da korisnici budu uključeni u mrežu GZAOP-a i da imaju svoj vlastiti userid i lozinku (password) s kojima