ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 80

sustava, kao pomoć programerima kod razvoja aplikacija te kao materijal za poduku na akademskim ustanovama i u tečajevima za djelatnike u pismohranama. Mogu je primjenjivati javne i privatne ustanove bez obzira na veličinu. Namijenjena je primjeni na području Europske unije, ali je oblikovana tako daje primjenjiva i izvan njezinih granica. Struktura specifikacije Specifikacija se sastoji od uvodnoga dijela, popisa zahtjeva i priloga. Uvodni dio specifikacije uz uvodno poglavlje sadržava i objašnjenja osnovnih pojmova koji će još biti ponovljeni u nešto širem pojmovniku u prilogu. Radi lakšega praćenja ostatka teksta, na ovom ću mjestu dati izbor pojmova koji se rabe u specifikaciji, a inače se u našoj arhivističkoj praksi ne upotrebljavaju u tolikoj mjeri, ili im specifikacija daje posebno značenje. Naslov specifikacije "Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima" ne definira specifikaciju potpuno precizno. Točniji bi bio naslov "Model zahtjeva za elektroničko upravljanje zapisima", jer se u specifikaciji na više mjesta navodi da ona ne služi samo za upravljanje elektroničkim zapisima. Njezini se zahtjevi također odnose na upravljanje fizičkim zapisima, kako se u tekstu nazivaju zapisi na papiru, mikrofilmu i drugim neelektroničkim medijima, ako se njime upravlja elektronički, nekom softverskom aplikacijom. Ovakva aplikacija u tekstu specifikacije naziva se elektroničkim spisovodstvenim sustavom (skraćeno ESVS). ESVS tako upravlja elektroničkim spisima, u kojima se nalaze elektronički dokumenti, hibridnim spisima, koji se sastoje od elektroničkih i fizičkih dokumenata, kao i fizičkim spisima, koji se sastoje samo od fizičkih dokumenata. Elektronički spisovodstveni sustav višerazinski je sustav u kojem se na najvišoj razini nalazi razredbeni nacrt (klasifikacij

ska shema). On se dijeli na razrede (klase), koji mogu postojati na više razina (tj. razred se može dijeliti na podrazrede). Svaki elektronički spisovodstveni sustav mora podržavati najmanje tri razine razreda u razredbenom nacrtu. Razredima su pridruženi spisi, koji se, radi lakšeg upravljanja, mogu podijeliti na volumene. Spisi, odnosno volumeni spisa sadržavaju zapise, a zapisi se sastoje od dokumenata. Među pojmovima koje treba objasniti radi lakšeg praćenja ovog teksta su i izvadak spisa i uloga. Izvadak spisa proizvodi se ako postoji potreba za izdavanjem spisa koji sadržava osjetljive ili povjerljive informacije. U tom slučaju proizvodi se posebna verzija spisa u kojoj su pojedini podatci (najčešće imena i adrese) zastrti da bi bili nečitljivi. Uloge služe da bi se pojedinim grupama korisnika sustava dodijelila, odnosno ograničila određena prava. Sustav mora podržavati najmanje dvije uloge, administratora i korisnika, ali kod mnogih ustanova, pogotovo kod onih koje proizvode povjerljive dokumente, postojat će veći broj uloga, od kojih će svaka