ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 206

dokumentima. Sudjelovanje arhivista u njihovu razvoju nameće se kao nužnost kako bi osigurali da oni udovoljavaju potrebama arhiva, odnosno da su arhivski zahtjevi zadovoljeni, a da bi to mogli, arhivi moraju biti uključeni u cjeloukupni proces upravljanja elektroničkim zapisima već od njihova nastanka kako bi osigurali njihovu djelotvornu zaštitu i dostupnost. Upravljanje elektroničkim zapisima i tradicionalna arhivska djelatnost više se ne mogu smatrati odvojenim procesima, već temeljnim funkcijama srodnim drugima informacijsko-administrativnim i uredskim sustavima. Skandinavska iskustva pokazuju da je i u elektroničkom okruženju moguće osigurati vjerodostojne, pouzdane i za čuvanje prikladne zapise ukoliko se arhivi uključe u cjeloukupni proces upravljanja elektroničkim dokumentima. Razvoj i prihvaćanje standarda i specifikacija ključnih za međuoperabilnost, povezivanje i kompatibilnost, kao i aktivno sudjelovanje arhiva u stvaranju i implementaciji elektroničkih spisovodstvenih sustava, u postupku vrednovanja i intelektualnoga nadzora te određivanju uvjeta čuvanja i dostupnosti elektroničkih zapisa preduvjeti su buduće raspoloživosti, dostupnosti i razumljivosti arhivskoga gradiva u elektroničkom obliku. Summary ARCHIVES AND ELECTRONIC RECORDS - SCANDINAVIAN-COUNTRIES EXPERIENCE Modem archives are forced to implement modem technologies which generate documents and to participate in the creation of electronic records and filing systems to ensure their permanent accessibility to future users once those records are transferred into the archives. In order to achieve that archives must focus on creation, storing and managing of information, i.e. they must be involved in the entire life cycle of electronic systems that create and retain archival electronic records - from their creation to their usage. For that reason cooperation between archivists and IT experts on development of electronic records management systems which include records and archives management functions is essential for archives if they want to play more significant role in the process of creation and management of information as expected. This article describes activities taking part in the Scandinavian countries in the field of electronic records. Because of their years-long engagement and participation in practical, theoretical and conceptual aspects of electronic records management national archives of Scandinavian countries are the great example of the role and functions of modem archival services in electronic environment. Scandinavian