ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 202

magnetskim vrpcama. Ovaj tip medija za pohranu rabi standardiziranu i sustavno neovisnu stmkturu podataka, no ipak se povlači među velikim računalima i rijetko se primjenjuje u PC okruženju, zbog čega je potrebno da prilikom preuzimanja arhivi odaberu novi medij pohrane za uporabu. Danas su to uglavnom DAT i Exabyte kazete te CD-ROM i CD-R. Nakon preuzimanja zapisa baza podataka, arhiv testira njihovu čitljivost i podudaranje sa sustavnom dokumentacijom odgovarajućega tijela. Za testiranje je razvijen softver za izlučivanje odabranih elemenata podataka koji može poslužiti kao temelj jednostavnijim korisničkim uslugama, ali je pristup podatcima sekvencijalan i tablice su odvojene (samo jedan registar ili datoteka mogu biti dostupni u pojedinom trenutku), tako da okruženju nedostaju potrebne mogućnosti za proširenja usluge na krajnje korisnike. Finska - Finski je državni arhiv prilično kasno obratio pažnju na zaštitu elektroničkih dokumenata, teje, kad je krajem 1980-ih određeni broj vladinih tijela iskazao želju za predajom svojih elektroničkih zapisa Državnom arhivu, zbog nedostatka tehničke stručnosti unutar Arhiva i troškova uspostave elektroničkoga sustava zaštite, potpisao ugovor s Finskim državnim kompjutorskim centrom o zaštiti elektroničkih zapisa. Premda je glavni razlog takve odluke bio smanjivanje troškova, od početka se ta odluka smatrala privremenom, a takav se aranžman pokazao nezadovoljavajućim, budući daje Centar pristupio zadatku zaštite samo s tehničke strane. Danas, s novim hardverima i softverima, situacija se promijenila, teje ponekad skuplje čuvati podatke kad je cijena utvrđena po komadu (magnetska traka). Plaćanje po komadu također može dati lažan dojam pri usporedivosti zapisa na papiru i elektroničkih zapisa, te iskriviti vrednovanja u korist papirnatih zapisa. TEAM-3, Fizički smještaj za dugoročnu pohranu elektroničkih zapisa u arhivima: pohraniti/čuvati izvan ili unutar kuće, povjerio je 1993. Državnome tehničkom istraživačkom centru posao procjene troškova altemativih metoda čuvanja elektroničkih zapisa. Zaključeno je da svaka arhivska ustanova mora udovoljavati sljedećim zahtjevima da bi elektroničke zapise pohranila na odgovorajući način: 1) sigurno spremište koje je lako evakuirati 2) dobro organizirani dokumentacijski sustav i inventari, po mogućnosti automatizirani 3) dobra oprema koja omogućuje migraciju i čuvanje informacija 4) jednaki uvjeti za pomoć istraživačima bez obzira jesu li zapisi pohranjeni elektronički ili na papiru 5) način postupanja s elektroničkimm zapisima jamčit će o pravnom i fizičkom statusu informacije. Iskustva Finskoga državnog arhiva prilikom kupnji svih usluga vezanih uz dugoročnu pohranu elektroničkih zapisa pokazala su, s obzirom na gore navedene