ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 186

matičkih resursa, kao i one o pristupu i praksi upravljanja zapisima u digitalnome okruženju, donesene tijekom procesa rada s elektroničkim zapisima u organizacijama koje su odlučile uvesti elektroničko poslovanje, utjecat će na pristup i odabir metoda čuvanja tih zapisa od arhiva kad ih oni preuzmu. Međunarodna arhivska zajednica također zastupa ideju da arhivisti moraju biti uključeni u dizajn računalnih sustava za upravljanje elektroničkim zapisima, obrazlažući to sljedećim čimbenicima:

14 o Potrebom za razumijevanjem i vršenjem poslovnih analiza, jasnom definicijom pojmova funkcije, procesa, aktivnosti, zadaća i transakcija te njihovih međusobnih odnosa, kao i potrebom za analizom i interpretacijom varijacija u "organizacijskoj kulturi". o Potrebom za sudjelovanjem u dizajniranju sustava metapodataka. o Potrebom za osiguranjem zadovoljenja zahtjeva otvorenih standarda prilikom dizajniranja sustava. Prema međunarodno priznatima standardima svrha je upravljanja elektroničkim informacijama očuvati vjerodostojnost, autentičnost, cjelovitost i povjerljivost informacija tijekom vremena. U upravljanje elektroničkim informacijama pritom se uključuje bilježenje novih elektroničkih informacija, određivanje zaduženih osoba, koordinacija obrade, klasifikacija te odluka o predaji gradiva.

15 Pri upravljanju elektroničkim zapisima većina se arhiva pridržava principa da elektronički zapisi trebaju biti održavani tako dugo dok su potrebni, da trebaju biti održavani u elektroničkome obliku te da svaka organizacija stvaratelj treba održavati elektroničke zapise kako bi osigurala da su dokazi dostupni, razumljivi i održavani sukladno propisanome roku čuvanja. Iz tradicionalnih arhivskih zahtjeva te funkcionalnih zahtjeva za upravljanje spisima, kao minimalne zahtjeve kojima mora udovoljiti svaki sustav za upravljanje zapisima istaknuli bismo sljedeće: o sačuvati zapise kao cjelovite, vjerodostojne i autentične o zaštiti zapise od izmjena, neovlaštene uporabe i neželjena uništenja o sačuvati informaciju o kontekstu nastanka, stvaratelju, datumu i poslovnom procesu prosljeđivanja i obrade i o sačuvati obilježja pouzdanosti sustava. 14 Erlandsson, A. Electronic Records Management

: A Literature Review. International Council of Archives, Paris 1997., str. 21. 15 Smjernice za korištenje elektroničkih informacija: Kako postupati sa strojno čitljivim podacima i elektroničkim dokumentima. Revidirano i nadopunjeno izd. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 30.