ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 182

dokumenata propisanoga odgovarajućim zakonima o slobodi informacija. U nekim je državama taj period fiksno određen (u većini europskih zemalja 30 godina), dok se u drugima zapisi preuzimaju kad više nisu potrebni stvaratelju. Mogućnosti arhiva da se uključe u ranu fazu životnoga ciklusa dokumenta također se razlikuju od zemlje do zemlje. Skandinavske zemlje obvezuju arhivsku službu na donošenje specijalnih propisa o uredskom poslovanju unutar tijela državne uprave, dok većina drugih zahtijeva od arhivskih službi da izdaju smjernice po pitanjima uredskoga poslovanja i preuzimanja, premda se one obično smatraju dobrovoljnima, a ne obvezatnima. Valja napomenuti i suvremene globalizacijske trendove zbog kojih se zakoni koji se odnose na informacije ne mogu više rješavati samo na nacionalnome nivou, jer je porast razmjene podataka preko državnih granica doveo do međunarodnih sporazuma radi olakšavanja prijenosa, uglavnom osobnih podataka. Uvid u moderno arhivsko zakonodavstvo može se najbolje ostvariti upravo na primjeru skandinavskih država, budući da u njima državni arhivi imaju velike zakonske ovlasti u izradi pravnih propisa i stručnih standarda vezanih uz sve zapise nastale radom tijela javne uprave te na taj način aktivno vode brigu o zaštiti elektroničkih zapisa od njihova nastanka kod stvaratelja do njihova trajna čuvanja u arhivu. Danska - Elektronički su mediji u dansku zakonsku regulativu uključeni još 1976., a 1979. usvojen je Zakon o podatcima

4 koji je kao glavno pravilo istaknuo da osobni podatci moraju biti izbrisani iz automatiziranih sustava za obradu podataka kad više nisu potrebni u administrativne svrhe. Sekundarno je pravilo bilo da Zakon 0 podatcima dopušta da datoteke s podatcima budu iz zaštitnih razloga preuzete u Državni arhiv, ali dozvolu za to u svakome pojedinačnom slučaju mora dati Agencija za zaštitu podataka. Dozvola se temelji na procjeni potrebe za uporabom tih podataka u budućim istraživanjima. Slučajeve formalno pokreće ustanova "imatelj registra", a uloga je Državnoga arhiva potaknuti ustanovu na to. Novim su arhivskim zakonom,

5 donesenim 1992. zajedno s odgovarajućom Provedbenom uredbom, koji uključuje 1 elelektroničke zapise, regulirana arhivska pitanja u javnoj upravi i pojačani pravni temelji za rad Danskoga državnog arhiva.

6 Njime je propisano da se registraturne cjeline gradiva tijela državne uprave trebaju predati državnim arhivima kad više ne služe u radu. To se obično događa nakon 5 godina, dok se u slučaju baza podataka koje se neprekidno ažuriraju, snimak podataka preuzima svakih 5 godina. Za razliku od državnih, gradske i regionalne vlasti nisu obvezne predati svoje elektroničke zapise 4 Danish Public Authorities' Registers Act. 5 Legislation on archives with respect to public authorities. URL: http://www.sa.dk/sa/omarkivcrne/cnglish/lcgislation.htm 6 Danski se državni arhiv sastoji od nacionalnoga arhiva, četiri regionalna arhiva, arhiva podataka (banke podataka društvenih znanosti) i gospodarskoga arhiva.