ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 27

S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 grešno klasificira. Opisujući zapise na osnovnoj razini poslovnog procesa (makro razini) i koristeći jasno strukturirani jezik za opis poslovnih funkcija, možemo biti sigurni da se pojmovi na višoj razini neće mijenjati često i da će biti potrebna samo povremena revizija kako bi se dodale nove funkcije i aktivnosti.

9 Uz opis, važan alat za snalaženju u strukturi liste jest i sustav uputnica, koji će biti posebno značajan u onim slučajevima gdje se određene funkcije preklapaju ili proizvode istu vrstu zapisa. Zaključak Na navedenom primjeru opisana funkcionalna klasifikacijska shema u spisovodstvu dobiva višestruku ulogu. Osim za organizaciju zapisa i njihovo pretraživanje, ona će, povezujući zapise s poslovnim kontekstom u kojem nastaju i koriste se, omogućiti sustavan nadzor nad njima. Takva shema također osigurava brz i jednostavan pristup obavijestima sadržanima u zapisima, kao i njihovu dostupnost na način da u svakom trenutku mogu zaštititi pravne, poslovne, operativne i druge odgovornosti ustanove, pružajući na taj način pravni temelj na kojem su zasnovani autentičnost, integritet i potpunost zapisa. I na kraju, ona će omogućiti pravovremeno i sustavno izlučivanje spisa koji više nisu potrebni u poslovanju ili za neku drugu određenu im svrhu, odnosno osigurati da spisi trajne vrijednosti budu sačuvani. Time se u znatnoj mjeri povećava njen doprinos nadzoru nad kvalitetom i urednošću ne samo uredskog poslovanja, već poslovanja uopće. Summary PROBLEMS IN THE FUNCTIONAL CLASSIFICATION SYSTEM CREATING We have to adopt a new methodology of classification systems designing and move toward functional classification systems. The starting point must be a deeper analysis of functional components, activities and transactions, as also processes so we will be able to develop theoretical and methodological base for organisation of records in accordance with structured business processes which create and use records. Such a functional classification system as basic objects of classification take business activities, and not subjects. In such a way they provide classification of record according to that how they were created, used and managed. It is for this reason we say that they provide presentation of business context. 9 Julie Luckevich, "Business Systems Analysis: Municipal Modelling and Functional Thesauri", http://www.mybestdocs.com/nagara3.html. 27