ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 79

T. Ćepulić, Međunarodni standard ISO 15489 "Information and documentation Records management", Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 77-84 Drugo poglavlje općeg dijela standarda, Normativne reference, navodi međunarodne standarde povezane s ovim standardom, dok treće poglavlje donosi definicije dvadesetak ključnih pojmova. U četvrtom poglavlju opisana je korist od upravljanja dokumentima, dok je peto posvećeno pravnom kontekstu. Termin "pravni kontekst" možda i nije najbolji izbor za prijevod pojma "regulatory environment", jer, kako se u tekstu navodi, ovaj pojam ne uključuje samo zakone i propise, već etičke kodekse, prihvaćenu praksu i očekivanja zajednice. Dobar spisovodstveni sustav sve će ove elemente uzeti u obzir. Šesto poglavlje ističe nužnost postojanja dokumentirane politike upravljanja dokumentima, čiji je cilj stvaranje i upravljanje autentičnim, pouzdanim i upotrebljivim dokumentima, koji su u stanju podržavati poslovne funkcije i aktivnosti stvaratelja sve dok su mu potrebni. Politika mora biti donesena na najvišoj razini upravljanja organizacijom i svi djelatnici moraju s njom biti upoznati. Odgovornost za provedbu ove politike i spisovodstvenog sustava mora također biti jasno definirana i dokumentirana za sve razine, od uprave organizacije, preko voditelja pismohrane, koji je za funkcioniranje sustava najizravnije odgovoran, zatim sistemskog administratora, do svih zaposlenih, koji su, svaki u svom djelokrugu, odgovorni za stvaranje točnih i pouzdanih dokumenata. Ovom poglavlju odgovara drugo poglavlje smjernica, koje daje nešto konkretnije upute o podjeli odgovornosti na pojedinim razinama unutar organizacije. Sedmo poglavlje standarda navodi osnovne zahtjeve koje spisovodstveni sustav mora ispunjavati. Podijeljeno je u dva dijela: prvi govori o načelima spisovodstvenog sustava, a drugi o svojstvima dokumenta. Svaki spisovodstveni program treba uključivati sljedeće sastavnice: - odlučivanje koje vrste dokumenata nastaju i što trebaju sadržavati - odluka o tome u kojem obliku i na koji način će dokumenti biti uključivani u sustav - određivanje koji će metapodaci nastati i na koji će način biti povezani s dokumentima - odluka o tome na koji će se način dokumenti pronalaziti i davati na korištenje - način organizacije dokumenata - procjena rizika u slučaju nedokumentiranja aktivnosti - očuvanje dokumenata kroz vrijeme, uz osiguranje dostupnosti - usklađenost s pravnim zahtjevima - osiguranje sigurnog spremišta - čuvanje dokumenata samo dok su potrebni - provjera funkcioniranja sustava i njegovo stalno poboljšavanje. 79