ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 109

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 pitanje. Ono se neposredno odnosi na dostupnost podataka, a to da lije dostupnost izvana također dio spisovodstvenog sustava, stvar je u krajnjoj liniji procjene i opredjeljenja koje ovisi o društvenom i političkom okruženju. Ovdje mi se čini važnim podsjetiti na još jednu stvar koju ne treba izgubiti iz vida kada govorimo o metapodacima - naime, daje svaka podjela na podatke i metapodatke uvjetna. Može se reći da "ono što izgleda kao metapodaci u jednom kontekstu, u drugom nalikuje na podatke".

12 Ako bismo proširili ono što je rečeno o shemama metapodataka, mogli bismo zaključiti daje predodžba o odsječku stvarnosti strukturirana kroz razlikovanje dviju vrsta podatkovnih entiteta - podataka i metapodataka - koje je uvijek samo uvjetno.

13 U meta-odnosu su i dokumenti, ne samo podaci, i taj odnos može biti uzajaman. I tradicionalno arhivističko načelo provenijencije možemo opisati kao zahtjev za prisutnošću određenog tipa meta-odnosa: proizvod uočavanja jednog takvog odnosa jest i ono što nazivamo arhivskom jedinicom ili što podrazumijevamo pod pojmom sređenosti. Proizlazi daje ono što obično podrazumijevamo pod metapodacima - formalizirani skup pojmova koji određuje neki sadržaj samo jedan podskup meta-odnosa, i to onaj koji smo htjeli i uspjeli formalizirati kroz ograničenje značenja izraza upućivanja. Taj skup formaliziranih upućivanja nije neovisan o onome što nije formalizirano, iz njega je čak moguće zaključivati o pravilima izvođenja, kontrolama i implicitnom znanju koje treba pretpostaviti da bi sama shema metapodataka bila primjenljiva. Sva tri projekta o spisovodstvenim sustavima koje ovdje spominjemo to prepoznaju: može se čak reći daje njihova najveća vrijednost upravo u skiciranju ili oblikovanju modela koji će na neki način opisati i kontrolirati ovaj okoliš. Dva od njih su razvila i konkretne modele da bi se uopće moglo pristupiti oblikovanju sheme, pa je oblikovanje sheme metapodataka zapravo oblik modeliranja informacijskog sustava.

14 Metapodaci ne funkcioniraju i ne izrađuju se bez pravila izvođenja, kontrola procesa i njihovih učinaka. Skupovi metapodataka su proizvod i resurs procesa te stoga sheme trebaju biti oblikovane prema njima. Trenutno nemamo takvu shemu za cjelinu spisovodstvenih funkcija, pa je i razumljivo da su postojeći sustavi za upravljanje dokumentima odvojeni od poslovnih i komunikacijskih sustava. Posljedica toga može biti da se uopće ne koriste, kao u osnovi nebitan i suvišan segment informacijskog sustava organizacija, a da spisovodstvene funkcije budu takve kakve su 12 Lagoze, C. The Warwick Framework . A Container Architecture for Diverse Sets of Metadata. D-Lib Magazine, July/August 1996, dostupno na: http://www.dlib.org/dlib/july96/lagoze/071agoze.html. 1

3 Dosta onoga stoje u shemama metapodataka za upravljanje dokumentima navedeno kao element strukture metapodataka, bit će zapravo samo drugi dokument koji je u određenom odnosu prema prvome, npr. normativni dokument ili kontrolni zapis. 14 Australski projekt je radi modeliranja metapodataka izradio shemu sustava visoke razine i koristi RDF sintaksu za opis i prikaz elemenata sustava. Kanadski projekt (usp. bilješku 2) formalno opisuje spisovodstveni sustav IDEFO metodologijom. 109