ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 106

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 tjevima kojima moraju udovoljiti,

4 i pregledamo li popise elemenata podataka koji su proistekli iz nekih projekata koji su se bavili ovom temom,

5 vidjet ćemo da se većinom radi o dokumentiranju i nadzoru nad spisovodstvenim funkcijama. U tom smislu metapodaci su podatkovni izraz određenih procesa: transakcijski, a ne opisni podaci. Opisni podatak je u načelu valjan uvijek kada je valjan i njegov sadržaj, dok transakcijski svoju valjanost duguje tomu stoje provjerljivo nastao tijekom izvođenja transakcije i čini dio vjerodostojnog zapisa o njoj. Transakcijski podaci su osim o funkcionalnim zahtjevima ovisni i o konkretnoj izvedbi sustava i zapravo tu leži pravi problem oblikovanja i uvođenja u rad spisovodstvenih sustava. U oblikovanju shema metapodataka u upravljanju spisima do sada se ta vezanost za transakcije nije dovoljno uzimala u obzir, nije dovoljno analizirano što ta vezanost znači ne samo za upravljanje podacima, nego i za oblikovanje shema metapodataka, definiranje njihovih svojstava i ponašanja u aktivnom spisovodstvenom sustavu. Neki u tome vide izostanak pomaka s tradicionalne usredotočenosti na dokumente i podatke, karakteristične za arhiviste,

6 na oblikovanje i dokumentiranje procesa, pri čemu su sheme metapodataka tek jedan od alata koji treba biti implementiran.

7 Uvidjeti i realizirati transakcijsku ovisnost većine metapodataka u upravljanju dokumentima, na razini modela i implementacije, uz usklađenost sa shemama i sustavima u načelno globalnom okruženju, osnovni je problem koji stoji pred pokušajima modeliranja praktično iskoristivih sustava metapodataka za upravljanje dokumentima. Prvi korak u tome trebao bi biti opis spisovodstvenih funkcija, organizacijskog i tehnološkog okruženja u kojima se one provode.

8 4 Pregledan popis ovih zahtjeva donosi pittsburški projekt, usp. bilješku 2. 5 Ovdje će detaljnije biti opisana dva takva projekta i sheme metapodataka u upravljanju spisima koje su izrađene u okviru tih projekata. Prvi je projekt američkog Ministarstva obrane na temelju kojega je izrađen standard za aplikacije za upravljanje elektroničkim dokumentima, s definicijom minimalnog skupa metapodataka koji te aplikacije moraju podržavati Tekst ovog standarda se može naći na adresi: http://jitc-emh.army.mil/recmgt/dod50152.doc. Drugi je australski SPIRT Recordkeeping Metadata Research Project, čiji je glavni rezultat Australian Recordkeeping Metadata Schema (RKMS). Dokumentacija je dostupna na adresi: http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/research/spirt/. Pregledno izvješće o projektu može se naći u članku grupe sudionika na projektu: McKemmish, S., Acland, G., Ward, N., Reed, B. Describing Records in Context in the Continuum : The Australian Recordkeeping Metadata Schema. Archivaria 48( 1999), str. 3-43. Ova dva projekta i sheme ovdje se radi kratkoće nazivaju australskim, odnosno američkim, što ne znači da su to jedine sheme metapodataka u upravljanju spisima koje u tim zemljama postoje. 6 Horsman, P. 'Archival Description from a Distant View' izlaganje na konferenciji Working with Knowledge, dostupno na: http://www.asap.unimelb.edu.au/asa/stama/conf/WWKHorsman.htm. 7 Međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva ISAD(G), na primjer, ne obraća pažnju na ovaj zahtjev, iako sadrži nekoliko elemenata koji se odnose na upravljanje gradivom. Za upravljanje gradivom u arhivima bit će potrebno razraditi drugi model, na temelju OAIS ili neke slične specifikacije gdje bi ISAD(G) mogao biti neka vrsta dopunske opisne informacije čija je svrha isključivo pretraživanje. 8 Dobar primjer za to daje u bilješci 5 navedena australska shema metapodataka za upravljanje dokumentima. 106