ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 242

Izvješća, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 235-279 među sadašnjosti i budućnosti prenošenjem znanja budućim generacijama. Preobilje informacija oznaka je našeg vremena. Mudrost se ne stječe njihovim umnožavanjem, već je sposobnost "odbacivanja informacija" postala barometrom profesionalne stručnosti i privatnog blagostanja. "Važnim zadatkom za osobe, kulture i čovječanstvo u cjelini postat će pronaći stoje važno, prepoznati što nije autentično, eliminirati ono što ne treba i očistiti svoj um kao što se čisti hard disk, knjižnica ili arhiv." Progresivno smanjenje birokracije i kretanje ka "otvorenoj vladi", osiguranje dostupnosti informacija, dovodi u pitanje potrebu za arhivima. Iskustva pokazuju da smanjenje birokracije ne ugrožava postojanje arhiva. Štoviše, budući da se administracija želi riješiti dokumenata, količina gradiva u arhivima se povećava. Procesi upravljanja u administraciji se sve više integriraju u druge aplikacije. Elektroničko uredsko poslovanje (čišćenje zapisa iz operativnih sustava) sve više nestaje kao samostalna aplikacija. Elektronički arhivi se konvertiraju u servise koji su podređeni drugim aplikacijama i stoga automatski konfigurirani u skladu s konceptom aplikacija informatičke tehnologije. S vremenom će doći do spajanja upravljanja informacijama i uredskog poslovanja i ako arhivisti ne pridonesu tom procesu svojim znanjem, oni će postati nevažni u životnom ciklusu elektroničkih zapisa. Stoga se arhivisti moraju aktivno uključiti u procese stvaranja konfiguracija i kontroliranja definiranjem koje informacije treba čuvati administracija, što se može očistiti, a što eliminirati. Iz toga proizlazi da pitanje autonomije i funkcija arhiva i njihovo uključivanje u nacionalne i međunarodne "kulturne mreže" postaje najvažnije. Javnost sve više vrednuje podatke kao ekonomski faktor i procjenjuje ih prema njihovoj budućoj vrijednosti za proizvodnju, poslovanje, planiranje i si. Taj trend zahtijeva arhivski opis i profesionalno vrednovanje zapisa, jer inače dolazi do paradoksa informatičke tehnologije: povećana količina informacija koja rezultira povećanim netočnim znanjem. Ukoliko arhivska profesija ne nađe metode identifikacije informacija "arhivske vrijednosti" bit će osuđena na beznačajnu ulogu njihova čuvara. Jose Maria Desantes Guanter, odvjetnik i profesor madridskog Sveučilišta Complutense, bavio se Prisutnošću arhiva u pravnim propisima. Polazište za diskusiju o temi referata treba biti pojam arhivskog dokumenta. Potrebno je razlikovati pravnu od informatičke funkcije dokumenta. Također je potrebno, na temelju njihove uporabe, izraditi klasifikaciju dokumenata kako bi se dobio opći koncept prihvatljiv za sva pravna područja koja se odnose na arhive. Zakon razgraničava određena područja kada se njihova regulacija smatra korisnom iz bilo kojeg razloga, u svrhu kontrole i zaštite ili promocije i razvoja. Pravni propisi nisu isti za sve specifične okolnosti, što u ovom slučaju znači za sve moguće vrste arhivskog gradiva. Stoga je neophodno stvoriti klasifikaciju, barem okvirnu, kojom će se npr. razlikovati privatno od pravnog gradiva, ili elektronički zapisi od papirnatih dokumenata. Zakon se više bavi dokumentima, a ne arhivskim gradivom, kao baštinom koju treba zaštititi u 242