ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 10

Theo H.P.M. Thomassen, Arhivisti i records manageri: ista struka, različite odgovornosti, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 7-18 ni za odgovornost jednako kao što su uvijek bili zainteresirani za učinkovitost. I, napokon, sve više su ih se ticali elektronički dokumenti. Integracija i elektronički dokumenti Elektronički dokumenti su također postali i briga arhivista. Oni su napokon priveli kraju koncept arhivskog svijeta kao pribježišta za neaktivne spise. Nestabilnost digitalnih informacija postala je velik problem. Problem trajnosti digitalnih zapisa obesnažio je naviku arhivista da samo čekaju dok elektronički dokumenti ne stignu na mjesto njihova krajnjeg odredišta. Pokazalo se da elektronički dokumenti ne "miruju" niti u jednom trenutku njihova životnog vijeka. Kratak životni vijek računalnog hardvera i softvera i slaba veza između podataka i kontekstualnih informacija u digitalnom okruženju, postavili su pred arhiviste zahtjev da se pojave u vrlo ranoj fazi životnog ciklusa dokumenta. Trebalo je da usvoje proaktivni umjesto reaktivnog pristupa i svoju pažnju preusmjere na postupak nastajanja spisa, na čuvanje i upravljanje spisima. S druge strane, elektronički dokumenti potaknuli su interes redords managera za suvremene arhivističke koncepte. Elektronički dokumenti traže daljnju integraciju upravljanja spisima i arhivističkih postupaka. Kao središnji problem za obje struke pokazalo se osmišljavanje i primjena okvirne strategije za čuvanje kratkoročnog i dugoročnog pamćenja u istome administrativnome okruženju, polazeći od poslovnih procesa koji su proizveli spise. I records manageri i arhivisti morali su se uhvatiti u koštac s novim zahtjevima u pogledu spisa i njihova čuvanja, kako bi osigurali njihovu autentičnost i vjerodostojnost. U današnjem arhivskom svijetu integracija nije više samo opcija koja se može birati. Ove godine, naprimjer, Arhivska uprava Novog Južnog Walesa u Australiji odlučila je da upravljanje spisima više ne definira kao širok skup specijaliziranih aktivnosti, nego kao općenitu funkciju. Upravljanje spisima je definirano kao "... onaj dio upravljanja organizacijom koji osigurava usluge koje se odnose na: (1) udovoljavanje potrebama i zaštitu interesa organizacije i njezinih klijenata, i (2) zaštitu cjelovite, točne i vjerodostojne dokumentacije o djelatnosti organizacije, kako bi se udovoljilo zakonskim i zahtjevima koji se odnose na dokaznu vrijednost i odgovornost. Upravljanje spisima", kažu, "treba vršiti na ekonomičan i učinkovit način, kroz upravljanje kontinuumom spisa kao imovinom i informacijskim resursom organizacije, od projektiranja sustava za upravljanje spisima do prestanka postojanja spisa." Integrirane arhivske funkcije i funkcije upravljanja spisima U definiciji Arhivske uprave Novog Južnog Walesa ključna je zadnja rečenica. Ona proširuje područje upravljanja spisima do njegovih krajnjih granica, tj. "odpro10