ARHIVSKI VJESNIK 42. (ZAGREB, 1999.)

Strana - 94

P. Cadell, Financing of archives, Arh. vjcsn., god. 42(1999), str. 93-102 Međunarodna arhivska zajednica je, međutim, više nego suzdržana prema takvom modelu koji bi tijela državne uprave poticao, prvenstveno iz financijskih razloga, da brigu za svoje arhivsko gradivo povjere izravno privatnome kontraktoru, jer se smatra da bi ti dokumenti time bili izloženi većem riziku. Sto se tiče prihoda koje arhivi ostvaruju vlastitom djelatnošću, oni pokrivaju razmjerno malen postotak rashoda arhiva i u pravilu se kreću od 1 do 3%. Gdje je taj postotak veći, radi se o posebnim izvorima, koji se ne mogu uzeti kao pravilo. Tako Nacionalni arhiv Škotske 19,5% svojih troškova pokriva vlastitim prihodima, ali je taj iznos umjetno napuhan, jer arhiv čuva nekompjutorizirani dio gradiva nacionalnog zemljižno-knjižnog ureda te ostvaruje nesrazmjerno velike prihode od fotokopiranja za odvjetnike, projektante i ostale koji potražuju informacije koje sadrži katastar. U Škotskoj, kao i u mnogim drugim zemljama, financijski propisi nalažu da se prihodi proračunski financiranih ustanova uplaćuju u proračun pa arhivi ne mogu raspolagati tim sredstvima i utrošiti ih za potrebe službe. Načelo po kojem svi prihodi što ih ostvare državne ustanove trebaju biti uplaćeni u državni proračun, iz kojeg se potom financiraju potrebe tih ustanova ima mnogo prednosti, ali se često loše odražava na učinkovitost i racionalnost u trošenju sredstava. Stvaranje vlastitih prihoda je nešto čemu arhivi u budućnosti trebaju posvetiti veliku pozornost iako se ne mogu osloniti prvenstveno na taj izvor. Tu se postavlja pitanje što se sve i koliko može naplatiti. Prihodi se najvećim dijelom ostvaruju od fotokopiranja i mikrofilmiranja, no postavlja se pitanje u kojoj mjeri se može naplatiti sama dostupnost (putem članskih iskaznica za korisnike ili na drugi način), korištenje obavijesnih pomagala, kataloga i indeksa, elektroničkih izvora informacija koje arhivi izrađuju, istraživačke usluge koje zaposlenici arhiva mogu pružiti korisnicima, usluge čuvanja i obrade gradiva, naročito privatnoga i si. Imajući u vidu raznolikost koja vlada u organizaciji i nadležnostima pojedinih arhiva, pitanje je kako odrediti financijske uvjete za pojedinu vrstu i opseg usluga. Normiranje usluga je gotovo nemoguće zbog razlika u tradiciji, nadležnostima i organizaciji rada pojedinih arhivskih službi. Određene sličnosti mogu se nazrijeti u strukturi troškova arhiva na velikim rashodnim stavkama., kao što su osobni dohoci, administrativni i režijski troškovi. Uz manje razlike, najznačajniji su rashodi za osoblje koji iznose oko 55% svih sredstava kojima arhivi raspolažu. Drugu značajnu stavku čine režijski troškovi, no njih je nešto teže uspoređivati zbog razlika u računovodstvenim sustavima pojedinih zemalja, koji ponekad ne dopuštaju da se pouzdano identificiraju svi troškovi koji ovamo spadaju. Ima i drugih teškoća. Državni arhiv Škotske je sve donedavno morao državi plaćati zamašnu rentu za prostorije u kojima se nalazi, da bi mu onda država osigurala sredstva za pokrivanje tog iznosa, što je značajno utjecalo na strukturu troškova kako su računovodstveno iskazani. Kada se od toga odustalo, udio sredstava za oso94