ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 86

S. Nikolovska, B. Asprovska, S. Dragićević, O. lliev, The integrated information system of the Archives of Macedónia, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 67-86 va i povrat u spremište; restauriranje i mikrofilmiranje; zahtjevi za izdavanje dokumentacije; evidencija ulazaka u spremište; bilateralna suradnja; istraživanje u inozemstvu; registracija stranih korisnika; korištenje gradiva (dokumentacija o korisnicima, zahtjevima za korištenje, korištenom i kopiranom gradivu); evidencija publikacija. Podsustav "Sređivanje i obrada arhivskog gradiva i izrada obavijesnih pomagala" oblikovanje prema tijeku radnog procesa na obradi gradiva, uključujući planiranje i nadzor rada na obradi. Podsustav preuzima relevantne podatke nastale u ranijim fazama rada. Sastoji se od sedam aplikacija: 1. sređivanje (izrada sumarnog opisa i označavanje jedinica); 2. obrada fonda (izrada analitičkog inventara ili regesta); 3. izvješća o sređivanju i obradi; 4. izdavanje i povrat gradiva u spremište; 5. bezvrijedan dokumentacijski materijal (prijedlog za izlučivanje); 6. zapisnik o predaji obrađenog gradiva (s prijedlogom gradiva za restauriranje); 7. pretraživanje. Po završetku rađana sređivanju i obradi podaci se prenose u evidenciju spremišta i nisu podložni mijenjanju. Podsustav omogućuje ispis različitih oblika inventara, oznaka tehničkih jedinica i izvješća. Pored ova tri osnovna podsustava postoji i podsustav za obradu tehničke dokumentacije u kojem se obrađuje tehnička dokumentacija o svim važnijim objektima, uključujući i obradu mikrofilmova i mikrofiševa tog gradiva, te podsustav "Potencijalni imatelji arhivskog gradiva" u kojem se evidentiraju podaci o mogućim imate ljima koji nisu u sustavu nadzora nad imateljima za koje je arhiv trenutno nadležan, te podaci o gradivu kod tih imatelja. Uz ovdje opisan sustav postoje i podsustavi za automatsku regulaciju mikroklime u spremištima, zaštitu od požara, provale i video-nadzor. U skladu s objektno orijentiranim modelom arhiva, ova četiri podsustava upravljaju objektima klase prostora te će biti integrirani u jedinstveni sustav. 86