ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 54
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 ju relativno uniformne i konzistentne profile pisanih dokumenata koji se odnose na njihove modalitete i aktivnosti. Stoga je s arhivskog stajališta logičnije, efikasnije i korisnije, u svrhu zaštite baštine neke ustanove ili društva, sačuvati dokumente koji popunjavaju ili se "poklapaju" s profilima poslovnih funkcija ili procesa, negoli raditi individualno s dokumentima u onom što se smatra, s navodnim ili čak dokazanim vezama prema administrativnim uredima, uvelike neizdiferenciranom masom zabilježenih informacija. Ovo je vrlo dobro u teoriji, ali kako djeluje u praksi? Da li je zbilja moguće suditi o arhivskoj vrijednosti dokumenata a da ih se ne pregleda, ili da ih se barem ne smatra osnovnim predmetom vrednovanja? Može li se o arhivskom statusu dokumenata zaključiti jednostavno vrednovanjem funkcija, procesa, akcija i transakcija operativnog poslovanja koje ih je proizvelo? Godine 1995. Terry Cook se obratio Američkom arhivističkom društvu govorom na temu: Makro-vrednovanje: nove teorije i strategije preuzimanja gradiva u Državnom arhivu Kanade. Među ostalim, Cook je rekao da "arhivisti ne trebaju niti vrednovati dokumente niti pokušati predvidjeti njihovu uporabu"; "zadnja stvar koju arhivist treba raditi pri vrednovanju gradiva jest vrednovanje gradiva"; "dokumente treba shvatiti unutar kontekstualnih okolnosti njihova nastanka ... ako ih želimo pametno vrednovati"; naglasak vrednovanja mora biti na "vrijednosti mjesta ili položaja ili okolnosti ili funkcionalnosti stvaranja gradiva radije nego na vrijednosti samih dokumenata ... ti položaji (postaju) konceptualna ili virtualna provenijencija dokumenata." Nastavio je detaljnom razradom teorijskih pojmova koji podržavaju ove tvrdnje, opisujući opću strategiju makro-vrednovanja i posebnu metodologiju vrednovanja kako bi olakšao ono stoje u biti "vrednovanje dokumenata bez dokumenata", i prikazao program preuzimanja gradiva što gaje osmislio Državni arhiv Kanade (DA) kako bi planirao i razvio praktičku izvedbu programa. Ovdje želim govoriti o iskustvima i napretku DA u implementaciji ovog koncepta vrednovanja; dati nešto od "provjere u praksi", kako se to provodilo. Kako napreduje strategija makro-vrednovanja u DA? Da li smo uspješno zamijenili vrednovanje dokumenata funkcionalnim vrednovanjem? Zapravo, odgovor na prvo pitanje je da napreduje dosta dobro, onoliko koliko DA može opravdano tvrditi daje program preuzimanja gradiva državnih institucija u potpunosti rekonstruiran, potpuno preokrenut s onoga stoje nekada zapravo značilo od klijenta vođene, veoma subjektivne, a često nagle i ad hoc ugovore s federalnim institucijama koje su se željele riješiti dokumenata bez trajne vrijednosti, na od arhiva vođene, planirane i u osnovi dobre postupke vrednovanja i preuzimanja gradiva, koji kod rekordnog broja klijenata daju uporabljiva i korisna sredstva za preuzimanje gradiva, te koji značajno štite i čuvaju dokumente arhivske vrijednosti sukladno kriterijima koji su uvelike utemeljeni na osobinamafunkcionalnosti stvarate54
