ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 18

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 i kakvi zapisi nastali. Druga važna pretpostavka jest pouzdan nadzor nad načinom na koji je sustav korišten, jer treba osigurati da se korištenje odvijalo upravo onako kako je bilo zamišljeno. Konvencionalnost i predvidljivost su važna svojstva sustava u kojem nastaju elektronički zapisi o kojima ovisi mogućnost vrednovanja u fazi projektiranja sustava. Promjena njegovih funkcija ili načina korištenja dovela bi u pitanje valjanost i primjenljivost ugrađenih kriterija vrednovanja. Slično vrijedi i za funkcionalno vrednovanje općenito ako ono ne uključuje i analizu stvarno nastalih zapisa (treba imati u vidu daje ono moguće u bilo kojoj fazi životnog ciklusa dokumenta, sa ili bez analize samih zapisa). Koncept funkcionalnog vrednovanja odražava promjenu u gledanju na funkciju arhiva i svrhu čuvanja dokumenata. Težište više nije toliko na dostupnosti i čuvanju informacija, nego na dokumentiranju aktivnosti i procesa odlučivanja u organizacijama. Ono što treba učiniti jest dokumentirati aktivnosti i procese, omogućiti njihovu provjeru i nadzor, za potrebe same organizacije i drugih zainteresiranih, i održavati tu dokumentaciju u obliku i količini koja dostaje za tu svrhu. Više nije relevantan odnos između zapisa i nekog stvarnog ili pretpostavljenog interesa za njegovim korištenjem, nego odnos između zapisa i funkcionalnog konteksta njegova nastanka. Koji će zapisi biti potrebni u m svrhu, moguće je utvrditi neovisno o stvarnoj dokumentaciji. Jedna od teškoća u primjeni funkcionalnog modela vrednovanja jest i način na koji se mogu definirati funkcije. U načelu je u istom sustavu moguće dobiti različite funkcionalne mreže, ovisno o polazišnim točkama analize. Ako je takav pristup dopušten,

14 to znači daje za isti skup zapisa moguće više različitih, a ipak valjanih odluka o vrednovanju, iz čega pak slijedi da vrednovanje ovisi o perspektivi koja određuje vrednovatelja.

15 U elektroničkom sustavu, za razliku od tradicionalnih, doista je moguće istovremeno primijeniti, i korisniku ponuditi, više ovakvih funkcionalnih modela, tako da se umjesto izlučivanja kao sredstvo vrednovanja koristi opis (opis i inače ne utječe na dostupnost gradiva ništa manje negoli izlučivanje i uništenje tzv. bezvrijednog gradiva). Time se dovode u pitanje jednoznačnost i objektivnost vrednovanja koji se obično smatraju moralnim imperativom arhivista i uvodi nešto višeslojno i u krajnjoj liniji neodlučivo. Vrijednost se ovdje može tumačiti i kao dodana vrijednost, proizvod određenog oblika interpretacije. Druga posljedica funkcionalnog vrednovanja odnosi se na položaj kriterija koji se primjenjuju. Praktična primjena nekog popisa kriterija podrazumijeva daje vrijednost prisutna u dokumentu kao njegov atribut. Iako je i funkcionalni model moguće 14 R. Brown u ovdje objavljenom članku "Funkcionalno vrednovanje u Nacionalnom arhivu Kanade: sedam godina stvarne prakse" zastupa stajalište da u načelu nije važno kako je funkcija definirana, sve dok se dosljedno primjenjuje. 15 Valja naglasiti da vrednovatelj ne zastupa korisničku zajednicu. 18