ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)

Strana - 259

Izvješća, Arh. vjesn., god. 40 (1997) str. 247-282 prava na zaborav ili zaštitu privatnosti. Trebalo bi, smatra Coutaz, uvažavati nekoliko temeljnih načela: - slobodan pristup dokumentima je pravo svakog građanina (uključujući i strance), ne povlastica, - dokument se mora dati na korištenje svakome tko to želi, - osobe na koje se dokument odnosi imaju pravo prvenstva, - nikakva ograničenja dostupnosti ne mogu biti vječna, - ako je nekome uskraćeno pravo korištenja, mora mu se osigurati mogućnost da uloži žalbu, - pored općeg roka dostupnosti, za osjetljive dokumente treba predvidjeti posebne rokove, - treba popisati dokumente za koje je utvrđen poseban rok, - sve dok se dokumenti nalaze kod stvaratelja, on je odgovoran za utvrđivanje rokova i uvjeta korištenja, a nakon predaje arhivu, odgovoran je isključivo arhiv; arhiv svoje prosudbe temelji na vrsti i sadržaju dokumenta, a ne na ocjeni osobe koja traži dokument, - rokovi bi trebali biti jasno i nedvosmisleno utvrđeni, - treba potvrditi prvenstvo funkcije opisa kako bi korištenje bilo doista moguće i učinkovito. Manuel Luis Real, direktor arhiva u Portu, u svom je izlaganju istaknuo ulogu arhiva unutar administracije, naročito podršku koju može pružiti procesu donošenja odluka. Richard M. Kesner iz Sjedinjenih Američkih Država nešto je šire razmotrio ulogu arhiva u informacijskom društvu, polazeći od utjecaja tržišta i razvoja informacijske tehnologije na radno okruženje i procese. I privatni i javni sektor nastoje povećati svoju djelotvornost i smanjiti troškove poslovanja, što ih prisiljava na restrukturiranje, racionalizaciju radnih procesa i uklanjanje nepotrebnih radnji, ali i na definiranje politike upravljanja i korištenja informacija unutar organizacija. To mijenja tradicionalno okruženje u kojem arhivisti djeluju. Dokumenti i informacije koje nastaju i koriste se u elektroničkom radnom okruženju traže od arhivista nešto drukčiji pristup i odgovarajuće sposobnosti. Jozo Ivanović 259