ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 95

D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 91-102 (uglavnom su to niže, kao spis, predmet, fascikl) koje jesu jasno razgraničene. Ipak sve su one - i niže i šire - jasno razgraničene samo u evidencijama. Znači, taj kriterij pokriva sve slučajeve. Ono što bi tome još trebalo dodati, a što se obično zaboravlja, to je konstatacija da se i evidentiranje obavlja u dvije etape. Niže jedinice evidentiraju se u uredskim knjigama u okviru uredskog poslovanja ili tekućeg rada općenito, a šire u arhivskoj knjizi, popisima i sumarnim inventarima.

2 Tehnike su različite, ali suština je ista. 1.3. Evidencije i informacijski sustav Stavljanjem arhivskih jedinica u kontekst informacijskog sustava, kao i konstatacijom da se formiraju na bazi evidencija, dolazi se i do pitanja u kakvoj su one vezi. Na njegovu umjesnost upućuju i teze o izjednačavanju svih evidencija (kako onih nastalih u uredskom poslovanju, tako i onih arhivskih) i izjednačavanju svih jedinica (od najmanjih do najvećih). Ukratko, ukoliko je sustav odlaganja i sustav arhivskih jedinica te ukoliko se one formiraju na bazi evidencija, onda upravo evidencije čine taj sustav. Drugim riječima, arhivski informacijski sustav je sustav evidencija, a sastoji se od jedinica arhivskog materijala koje odgovaraju tim evidencijama. Dosljedno tome može se konstatirati i obrnuto, daje svaka jedinica arhivskog materijala ujedno i informacijska. Upravo zbog toga ni svaki list, ako nije spis, ne može biti posebna jedinica. Želi se reći, da se i jedinice u evidencijama oslanjaju na informacijske, čime se krug zatvara. Osim toga, time se i kriterij ograničenja još jednom dovodi u vezu s informacijskim sustavom. Radi se o tome, da se informacijska cjelina ne može ograničiti odozgo, nego samo odozdo. Logika je jasna, svaki se sadržaj može poopćavati i dizati na sve više i više razine, ali to ne vrijedi i za donju granicu. Konkretnije, dalja fragmentacija spisa, kao alternativa poopćavanju, nema smisla. 2. Funkcija Problem funkcije uglavnom je izložen u dijelu što se odnosi na mjesto i ulogu u informacijskom sustavu. Ono što ostaje i što nije razjašnjeno, to je funkcija svake jedinice posebno. Preduvjet za takvo tumačenje također je i konstatacija da se radi o evidencijskoj jedinici. Između te dvije evidencije nalazi se arhivska knjiga, koja ima karakter (preliminarnog) sumarnog inventara, a vodi se u okviru uredskog poslovanja. 95