ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 47
Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 nim inventarom s gore navedenim elementima. U Republici Hrvatskoj češće je u uporabi drugačiji način kod kojeg u naslovu stoji vrsta obavijesnog pomagala te naziv fonda ili zbirke, a ostali elementi navode se pod drugim sadržajima odnosno poglavljima. Uz već navedene, u sumarnom inventaru su navedene i proširene obavijesti na razini fonda, pa su tako daljnji elementi opisivanja sljedeći: - Povijesna bilješka o stvaratelju fonda/biografski podaci Za pravne osobe sažeto prikazati povijest stvaratelja fonda. Iznijeti podatke o postanku, razvoju, funkcijama, djelokrugu i prestanku rada. Ako o tome postoji službeni akt, treba ga točno navesti s nadnevkom. Odrediti položaj stvaratelja unutar hijerarhije ili istaknuti samostalnost u radu. Navesti službeni naziv te sve promjene naziva s vremenom njihovoga trajanja, kao i zakonske odredbe koje uređuju njihovo utemeljenje, ustroj i djelokrug rada. Za fizičke osobe ili obitelji izraditi biografije, navesti ime, prezime i nadimak, nadnevak i mjesto rođenja i smrti, mjesto boravka, zaposlenja, javnu djelatnost, značajna ostvarenja. - Nadležnost - ustroj stvaratelja Navesti teritorijalnu i stvarnu nadležnost stvaratelja, kao i promjene s tim u svezi. Nabrojiti normativne akte koji to uređuju. Izraditi organizacijski ustroj pravne osobe i smjestiti ga u hijerarhijski odnos. Ovi elementi opisa usko su povezani s prethodnima, tj. s djelokrugom, funkcijama i svrhom stvaratelja. Ako se radi o upravnom tijelu s razgranatim nadležnostima i ustrojem, tada ćemo tom dijelu obavijesti posvetiti posebno poglavlje. U protivnom, uklopit ćemo ove elemente opisa u povijesnu bilješku o stvaratelju. - Sadržaj gradiva Treba prikazati sadržaj pojedinih skupina zapisa odnosno cjelina, serija i podserija, s vremenskim i količinskim pokazateljima. Navesti vrste spisa koji sadrže općenite i važne obavijesti o samom fondu, stvaratelju fonda i o povijesnim događajima, značajnijim pojedincima te kulturnim, prosvjetnim, gospodarskim i društvenim procesima. - Sustav uredskog poslovanja i ustroj pismohrane Ukratko iznijeti podatke o sustavu uredskog poslovanja: da li je vođen jedinstveni urudžbeni zapisnik ili drugo registraturno pomagalo po sustavu rednog broja ili rednih brojeva s klasifikacijskim oznakama; jesu li vođeni urudžbeni zapisnici za 47
