ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 45
Z. Hendija, Arhivističko upisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, i naglaskom na izradi .sumarnih inventara, Arh, vjesn,, god, 39 (1996) atr, 29-53 Ako gornju konstataciju stavimo u kontekst višestupanjskog arhivističkog opisivanja i izrade sumarnih inventara fondova društava, udruženju i zaklada, čime se većim dijelom bavi ovaj tekst, onda možemo reći sljedeće: na razini fonda u opseg opisivanja ulaze naziv fonda, vremenski raspon postojanja i mjesto - sjedište stvaratelja fonda, vremenski raspon i stupanj sačuvanosti te količina arhivskoga gradiva fonda, valorizacija gradiva, povijesna bilješka o stvaratelju fonda, kao i sadržajna fizionomija fonda te historijat fonda, pisarnice i pismohrane, Na razini serije i podserije elementi opisivanja su naslovnaziv serije/podserije, vrsta odnosno sadržaj arhivskog gradiva serije/podserije s vremenskim i količinskim pokazateljima iskazanima u arhivskim Jedinicama, Na razini dosjea i komada (u tekstu opis pravila npr.), kao najniže opisne jedinice, opseg opisivanja uključuje naziv-naslov opisne jedinice s njezinim opširnijim sadržajem, gotovo regestom, vremenske pokazatelje i ostale relevantne podatke. Na kraju ćemo reći nešto općenito o sumarnim inventarima, bez obzira koju vrstu fondova i arhivskoga gradiva njima opisujemo. Pritom ćemo ponoviti ono što smo već ranije iznijeli, ali u sažetom obliku, U hrvatskoj arhivističkoj teoriji posvećivano je dosta pozornosti sumarnim inventarima. Problematika njihove izrade u našoj je stručnoj literaturi s razlogom obrađivana kao integralni dio šire tematike obavijesnih (znanstveno-obavijesnih, informativnih, arhivističkih) pomagala, kao i opisivanja odnosno popisivanja arhivskoga gradiva. 13 Sumarni inventari su jedna od vrsta obavijesnih pomagala izrađenih u arhivima, kojima se opisuje arhivsko gradivo fondova ili zbirki po arhivskim jedinicama. Arhivističkim opisivanjem prikazuju se neka jedinica i njeni sastavni dijelovi, dajući uvid u sadržaj dokumenata te tumačeći kontekst i sustav uredskog poslovanja u kojem su zapisi nastali. Predmet opisivanja odnosno opisna jedinica može biti fond ili zbirka, podfond, serija, podserija, predmet, dosje, komad. Svi ti opisi hijerarhijski su povezani, a skup svih tih opisa predstavlja fond ili zbirku. Takvo arhivističko opisivanje zove se višestupanjsko odnosno opisivanje na više razina. Kod toga je temeljno pitanje što je opisna jedinica i koji joj je opseg, odnosno koji su elementi opisivanja primjereni odgovarajućim razinama opisa. Naime, različitim razinama opisa primjereni su i odgovarajući opsezi te elementi opisivanja, a oni su proporcionalni pojedinim vrstama obavijesnih pomagala. U kakvom su odnosu arhivistička obavijesna pomagala prema višestupanjskom arhivističkom opisivanju? Pod pojmom obavijesnih pomagala razumijevamo opći naziv za sve vrste obavijesti ili pomagala nastalih u arhivu, Ona su rezultat različitih razina opisivanja arhivskoga gradiva, a s timu svezi i odgovarajućih elemenata opisa. Priručnik iz arhivistike, Zagreb 1977, str. 176-196 (i navedena literatura u njemu), 45
