ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 37

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 dokumentacije o članovima društva u načelu je isti kao i kod serije zapisnika. Knjige ćemo razvrstati po važnosti u logične podcjeline (podserije). To konkretno znači, da ćemo matične knjige staviti na prvo mjesto, zatim ćemo poredati ostale evidencije članova. U spisima većine društava sačuvano je vrlo malo dokumentacije o članstvu. To su uglavnom molbe za prijem ili istupnice iz društva te pristupnice. Njih ćemo grupirati u podcjeline, a unutar njih rasporediti abecedno. Računske knjige i spisi u pravilu predstavljaju najveći dio sačuvanog arhivskog gradiva fondova društava. Ova vrsta gradiva najviše podliježe izlučivanju. Kako se radi o fondovima čiji su stvaratelji većinom ukinuti u drugoj polovici 20. st. (40-ih godina), to znači da su istekli svi rokovi čuvanja registraturnog gradiva prema našim pozitivnim provedbenim aktima/' Osim toga, radi se o serijskom gradivu nastalom prema onovremenim pravilima računovodstvenog poslovanja, sačuvanom u gotovo svim fondovima, pa ga ne treba i u svima čuvati. Dobro je ostaviti tek u jednom ili dva fonda društava, udruženja i zaklada što cjelovitije sačuvanu računsku dokumentaciju, kao ogledni primjerak poslovanja. Kod izlučivanja računskih knjiga i spisa treba voditi računa da su sačuvam zbirni podaci odnosno da su pojedinačni, djelomični i periodični podaci prenijeti u zbirne iskaze. Osim toga, treba obratiti pozornost na vremensku pokrivenost odnosno praznine u gradivu. Dakle, sačuvat ćemo glavne knjige, a ako one nisu sačuvane, tada ćemo sačuvati dnevnike (primanota, žurnal) glavnih knjiga. Također ćemo sačuvati zaključne račune i godišnje bilance, dok ćemo periodične obračune izlučiti. Međutim, ako iz jednog razdoblja nedostaju zbirni iskazi, npr. zaključni računi, tada ćemo sačuvati periodične izvještaje. Naravno, kod obrade ove vrste knjiga također ćemo se držati arhivističke prakse, pa ćemo ih grupirati po vrstama u podserije, a zatim ih rasporediti kronološki. Pravila su neka vrsta fundacijske isprave društva. Iz njih saznajemo temeljne podatke o društvu: naziv i godinu utemeljenja društva, svrhu djelovanja, teritorijalno područje rada, izvore financiranja, ustroj društva. Također možemo pratiti nominalne promjene društva. Pravila je, prema ustanovama zakona, odobravala vrhovna zemaljska vlast, pa se jedan primjerak pravila zadržavao u njezinoj pismohrani, a jedan primjerak i u pismohranama nižih organa vlasti, preko kojih je društvo komuniciralo s vrhovnom vlašću (npr. gradska poglavarstva). Društva su za pojedina područja svoga rada izrađivala pravilnike, koje je odobravala njihova glavna skupština, a iz njih saznajemo razgranatost i način rada društava. Zbog njihove važnosti, pravila odnosno statute i pravilnike rasporedit ćemo kronološki iza knjiga, a u napomenu 6 Pravilnik o odabiranju i izlučivanju registraturne građe. Narodne novine, br. 36/1981. 37