ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 35

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 inventara arhivsko gradivo popisuje po arhivskim jedinicama, dakle knjigama, kutijama, fasciklima, i to kontinuirano od broja 1 na dalje. Dakako, radovima na sređivanju gradiva prethodi izrada plana odnosno nacrta sređivanja. Klasifikacijska shema sređivanja i obrade arhivskoga gradiva nastalog radom društava bila bi (po našem prijedlogu) ovakva: 1. KNJIGE 1.1. Registraturna pomagala 1.1.1. Urudžbeni zapisnici 1.1.2. Kazala urudžbenih zapisnika 1.2. Zapisnici sastanaka središnjih tijela 1.3. Evidencije članova 1.4. Računske knjige 1.5. Ostale knjige 2. SPISI 2.1. Pravila-statuti-pravilnici 2.2. Koncepti-duplikati zapisnika središnjih tijela i izvještaji o radu 2.3. Dokumentacija o nekretninama 2.4. Podaci o članstvu 2.5. Korespondencija 2.6. Predmetni spisi 2.7. Opći spisi 2.8. Statistika 2.9. Tiskovine-razglednice-fotografije 2.10. Računska dokumentacija U fondovima društava, od registraturnih pomagala, kao svojevrsnih obavijesnih pomagala nastalih u pisarnici za potrebe svakodnevnog poslovanja, najčešća su pomagala samo urudžbeni zapisnici općih spisa. U ovim fondovima nema strogo povjerljivih i povjerljivih spisa, pa prema tome ni njima odgovarajućih urudžbenih zapisnika. Kazala urudžbenih zapisnika vode se vrlo rijetko, tj. kod malog broja društava. Razlog je tome praktične naravi. Naime, društva su, kao specifični pravni subjekti, tijekom svog djelovanja stvarala relativno mali broj spisa, pa im je za potrebe snalaženja operative bio dostatan urudžbeni zapisnik. Urudžbeni zapisnici u sumarnom inventarnom popisu dolaze na prvo mjesto, obrađuju se po arhivskim jedinicama i svrstavaju kronološki kontinuirano te se opisuju po godištima. 35