ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 26

V. Pavliček, Pitanja i problemi u vezi s izradom strukturnih vodiča kod nas, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 21-28 pridodanim opisom sadržaja. I svi daljnji elementi opisa sadržaja pojedinog fonda detaljno su razrađeni. Tako npr. posebna bilješka, koja se može izraditi za svaku pojedinu opisnu jedinicu, treba navesti objavljena pomagala izrađena za taj fond, objavljeno gradivo istoga fonda, monografije koje govore o tvorcu gradiva te glavna djela nastala na temelju gradiva fonda ili zbirke, a za osobne i obiteljske fondove još i biografije; u prikazu kopija gradiva, ako postoje, posebno treba prikazati kopije koje su snimljene radi zaštite originala, publikacije na mikrofilmu, mikrosnimke gradiva koje je izlučeno, nadopune gradiva mikrosnimcima iz tzv. dodatnih izvora, stoje već navedeno i u dodatnim izvorima. Ovi mikrosnimci moraju se prikazati sa svojim signaturama, količinama, tehničkim karakteristikama i svim obavijestima potrebnima za njihovo korištenje. Na kraju dolazi prikaz biblioteke ukoliko je opsežnija i značajnija, kazala shvaćena kao pomagala za korištenje samog vodiča, tablični pregledi i razni dodaci poput slika najznačajnijeg i njtipičnijeg gradiva i si.

5 Hrvatski državni arhiv izradio je 1991. upute za ispunjavanje matičnih listova, kao posebnog predloška za objedinjavanje brojnih, u raznim evidencijama razasutih podataka o fondovima. U ovim uputama prihvaćeni su stavovi suvremene arhivističke teorije i prakse u svijetu u pogledu izrade opisa arhivskoga gradiva pojedinog fonda karakterističnih za strukturni vodič. Neki elementi još su dodatno razrađeni i zasebno iskazani (kao npr. signatura, smještaj u spremištu, sjedište tvorca fonda, raspon godina djelatnosti tvorca, stupanj sređenosti, valorizacija gradiva, izlučivanje registraturnoga gradiva, sigurnosno mikrosnimanje, konzervacija i restauracija gradiva, podaci o preuzimanju u arhiv, stupanj sačuvanosti te arhivistička obrada), a neki su ispušteni odnosno drugačije koncipirani s obzirom na specifičnu ulogu matičnog lista kao predloška za objedinjavanje raznih podataka o fondu (npr. bibliografija). No, to je samo dio cjeline prikaza koji daje vodič za cjelokupni fundus jedne arhivske ustanove. Elementi opisa arhivskoga gradiva karakteristični za vodič uvršteni su i u ARMIDU, kao naš jedinstveni arhivski kompjutorski program izrađen još 1990. Ovdje su oni povezani s višim i nižim razinama prikaza arhivskoga gradiva, kao što je Registar fondova koji odgovara Pregledu fondova te Popisivanje arhivskoga gradiva, što odgovara razini prikaza sumarnog inventara, pa i detaljnije. Ovi osnovni prikazi gradiva povezani su i s ostalim evidencijama, npr. knjigom primljenog gradiva. No, i ovdje ponovno postoje određena odstupanja, različitosti između ovog arhivskog programa te prijašnjih i kasnijih uputa za izradu pojedinih obavijesnih 5 Françoise Hildesheimer, Guidelines for the préparation of general guides to national archives: A RAMP study PGI/83/WS/), Paris 1983. 26