ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 199

Recenzije i prikazi, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 197-250 školstva i si. Stoga arhivska služba treba biti usmjerena ka potrebama građana, kako bi im izašla u susret stvarajući podlogu za sve vrste istraživanja. Moderna demokratska država treba osigurati da arhivska služba postane funkcionalna i usklađena s potrebama građana, angažirajući potreban broj arhivista, koje će poticati da razvijaju arhivistiku kao znanost i pritom im omogućiti da koriste nova saznanja i raspolažu modernom tehnologijom. Autor nadalje obrazlaže nužnost da se u pisarnicama redovito obavlja ažuran upis nastalih dokumenata, kao i novozaprimljenih spisa. Čitatelja upoznaje s načinom upisa i s vođenjem potrebnih evidencija. Urudžbeni zapisnik i kazalo početak su tradicije upisa dokumenata nastale u 16. st. na tlu Njemačke, nakon čega su je usvojili i drugi narodi, a u Europi je kodificirana u 18. st. Urudžbeni zapisnik je sredstvo za brzo i lako pronalaženje željenog dokumenta, ali i način da se potvrdi prisutnost zaprimljenog dokumenta kako bi postojao i pravni dokaz njegova postojanja, bilo daje bio zaprimljen, bilo odaslan. Glede toga, u Italiji vrijede pravila koja su donesena "Kraljevskom odredbom" iz 1900. godine. Autor prikazuje dva ustaljena načina upisa spisa u urudžbeni zapisnik: 1) analitički - po kojem svaki spis dobiva svoj pojedinačan broj, a brojevi upisa su progresivni; 2) sintetički - po kojem se spisi vezani za jedan predmet vode pod jednim brojem. Način pronalaženja spisa može se ponekad jednostavno temeljiti na urudžbenom zapisniku. Učinkovitost pri tome ponekad ovisi o vještim i sjećanju djelatnika arhiva. Uz urudžbeni zapisnik vodi se i kazalo za isti urudžbeni zapisnik te repertorij. Repertorij je u svakom slučaju veza između arhiva, prati svežanj od pismohrane do arhiva depozita, te služi, na kraju, pri izradi inventara u povijesnom arhivu. Za istraživanje vrlo su prikladne i kartoteke, umjesto propisanih rubrika urudžbenog zapisnika i kazala. Njihov način vođenja prema osobama, mjestima, naslovima, ustanovama i si. pruža lepezu podataka, čije korištenje zahtijeva mnogo manje vremena. Danas, u modernim arhivima, kartoteke su tako sređene i organizirane, da su postale, kako ih Amerikanci nazivaju, "mozak arhiva", što im je i krajnji cilj. Autor dotiče i pitanje ustroja gradiva ili klasifikacije radi načina objedinjavanja spisa. U tom poslu se ne preporuča "sitničavost" već racionalan i odmjeren pristup, tj. neka se ne stvara ni premalo ni previše skupina i podskupina, već dovoljno, na temelju stvarne, a ne umjetne potrebe. Dobra i vjerodostojno uspostavljena struktura u arhivu zrcalo je njegove funkcionalnosti, pa tako svakom istraživaču daje ključ na polju istraživanja. Uloga arhiva depozita je: odabir gradiva koje će se trajno čuvati. 199