ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 100
D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 91-102 arhivska knjiga) i na opis jedinica (spis, predmet). Jedino što nije normirano i stoje djelomično zajedničko i za arhivsku obradu, to je opis fascikla. S druge strane, u arhivskoj obradi u tom pogledu uglavnom ništa nije normirano. Ono što bi pak trebalo normirati, odnosi se u prvom redu opet na fascikle ili arhivske kutije (budući da se u toku te obrade uglavnom restrukturiraju), a zatim i na evidencije od sumarnog inventara nadalje. U tom pogledu navode se i neka od važnijih iskustava, podijeljena na ta dva dijela. 3.1. Opis jedinica (fascikli, arhivske kutije) Bitne pretpostavke u tom pogledu zasnivaju se i proizlaze iz zahtjeva za što većom preglednošću. Znači, opis bi morao biti takav, da po svojem izgledu u što većoj mjeri ocrtava i upućuje na cjeline i podcjeline kojima pripada. Prema tome, prvi se zahtjev odnosi na ujednačavanje svih vrsta (od opreme i boje pisaljke do mjesta upisa i veličine slova). Ujednačavanje se odnosi na sve takve jedinice, kako u okvi ru pod cjelina, tako i u okviru fondova i zbirki. Naprimjer, podcjelinama se smatraju dijelovi što se odnose na upravni postupak ili isti dosje, što znači da se ti dijelovi (za razliku od ostalih) obilježavaju na isti način. Time se dobiva na općoj slici, stječe uvidu strukturu i dobiva na preglednosti i brzini pretraživanja. Iz toga dalje slijedi, da se ujednačavanje postiže dosljednim strukturiranjem polja za opis. Pojednostavljeno to znači, da se iste oznake uvijek ispisuju na istim mjestima. Time se također dobiva na preglednosti, ali i uklanja potreba za iščitavanjem ukupnog opisa. Sljedeći se zahtjev odnosi na isticanje onoga stoje karakteristično za pojedini fascikl. Usprkos ujednačavanju, u sadržaju opisa ipak postoji nešto po čemu je on različit u nizu sličnih ili istovrsnih. U pravilu to su granični brojevi jedinica u sastavu (npr. predmeta). Radi se o logici, da su viši rasporedi karakteristični za veći broj jedinica, dok su niži ono po čemu je svaka od njih različita i karakteristična. Jedna od dodatnih mogućnosti u tom smislu, bilo bi i obilježavanje tih dijelova različitom boj Om. Ono što bi se također logično nastavljalo na prethodno, to je zahtjev da se viši rasporedi ispisuju u gornjem, a niži u donjem dijelu opisa. Ne samo da bi to bio logičan slijed, nego se takav poredak u opisu i očekuje i time olakšava izrada evidencija (sumarni inventar). Sadržaj opisa mora biti očigledan i jasno ispisan. Zbog štednje i čekajući konačno uređenje, opisi se često ispisuju grafitnom olovkom kako bi se mogli izbrisati ili eventualno promijeniti, a takvo se stanje obično i zadržava za dulje vrijeme. Time se gubi na preglednosti, a pretraživanje iziskuje poseban napor. 100
