ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)

Strana - 98

I. Šustić, Vrednovanje građe novčanih zavoda, Arh. vjesn., god. 38 (1995) str. 93-100 iz kojih se vrše daljnja knjiženja. Zbog toga imaju naziv temeljne knjige. Takve su knjige u dvojnom knjigovodstvu blagajnička knjiga, prima-nota, dnevnik, straca, opći dnevnik - memorijal, tekući žurnal. U pomoćne knjige, skontra, unose se pojedinačni podaci po raznim vrstama poslova što omogućava detaljni uvid u poslovne promjene određenog skupnog računa otvorenog za svaku vrstu posla. U glavnim knjigama bilježe se rezultati godišnjeg poslovanja po vrstama skupnih računa, a u inventaru stanje cjelokupne imovine zavoda na kraju godine. Na osnovi ovih knjiga izrađuje se završni račun svakog poduzeća - bilanca ili razmjera s obvezatnim računom gubitka i dobitka. Zbog svoje reprezentativnosti, sveobuhvatnosti i vremenskog raspona na koji se odnose, inventar, glavna knjiga i bilanca s računom gubitka i dobitka najznačajnija su građa ne samo svake novčarske ustanove već i svakog trgovačkog društva. Tek u slučaju nedostatka neke od vrsta glavnih knjiga potrebno je sačuvati one temeljne i pomoćne knjige koje ih svojim podacima mogu nadomjestiti. Sljedeća vrsta na koju kod vrednovanja treba obratiti posebnu pažnju građa je koja nastaje u tajništvu novčanog zavoda, jer ono obavlja administrativne poslove uprave, vodi najznačajniju prepisku, čuva dokumentaciju najvećih poslovnih pothvata zavoda i vodi personalne poslove. Zapisnici ravnateljstva i nadzornog odbora, poslovna godišnja izvješća, pravila i ostala dokumentacija registracije, evidencija konzorcijalnih i afilijacijskih poslova, personalna evidencija i slična građa tajništva, zajedno s glavnim knjigama knjigovodstva čine prvorazrednu dokumentaciju koja svakako mora biti sačuvana. Dok je za građu koja dokazuje djelatnost samog novčanog zavoda relativno lako utvrditi i odlučiti što će biti sačuvano, daleko je veći problem to učiniti u onom dijelu koji može poslužiti kao izvor podataka o drugim predmetima interesa. Informacije koje nastaju kao rezultat poslovnih kontakata odnose se često na desetke tisuća vlasnika tekućih računa i štednih uloga, korisnike kredita, vlasnike ostava i primatelje drugih bankovnih usluga. Za svaku vrstu poslova sa strankama vode se posebne evidencije, odlagane po fizičkim i pravnim osobama ili uvedene u knjige. U nekima od njih informacije imaju toliko ekstenzivni karakter da se nameće pitanje opravdanosti njihova čuvanja, osim u slučajevima kada mogu poslužiti kao nadomjestak nesačuvanoj građi, prije svega onoj pravnih osoba. Primjer takve vrste građe je dopisivanje koje nastaje u istoimenom odjelu banke ili štedionice i kod kojeg se, posebno kod velikih banaka, radi o predoznačnom prometu na tekućim računima domaće i strane valute. U pitanju je opsežna dokumentacija koja se odlaže po godinama, a unutar njih po korespondentima. Pošto se ovdje radi o istoj vrsti podataka, obliku novčane transakcije koja se odnosi na mnoštvo osoba, njihova je obavijesna vrijednost malena. Zbog toga bi ovu vrstu građe bilo potrebno izlučiti. Isto se može postupiti s drugim sličnim spisima i evidencijama što nastaju u ostalim 98