ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)

Strana - 8

J. Kolanović, Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi, Arh. vjesn., god. 38(1995) str. 7-22 1. Vrednovanje kao problem arhivske službe Problem vrednovanja gradiva u pismohranama uvijek je bio prisutan, ali on se osobito postavlja danas, zbog ogromnih količina dokumentacije koju stvara suvremena administracija, te zbog što boljeg protoka informacija sadržanih u arhivskom gradivu. Uz velike količine klasičnoga gradiva, u novije doba arhivska služba suočava se i s problemom nekonvencionalnoga gradiva, posebno strojnih zapisa. Prema nekim procjenama samo u posljednjih 50 godina više se negoli ustostručila količina zapisa na papiru. Pri tome se ne radi samo o povećanju opsega arhivskoga gradiva, nego se u naše vrijeme susrećemo usporedo s "eksplozijom pisanih zapisa"

3 i s "eksplozijom informacija", pri čemu je zadaća arhivske službe da sačuva samo one zapise, bilo klasičnoga ili nekonvencionalnoga gradiva, koji će prenijeti najhitnije obavijesti. S obzirom na ogroman broj informacija koje stvara suvremeno društvo, danas se govori i o ekologiji informacija. Pred arhiviste se postavlja zadatak: što od toga ima trajnu vrijednost i što valja preuzeti u arhivska spremišta? Problem se postavlja s više razloga. Ponajprije, nezamislivo je da se sve čuva, jer sve nije od jednake važnosti. Nadalje, troškove čuvanja treba uskladiti sa stvarnim potrebama. Konačno, prevelika količina gradiva koja bi se preuzela u arhive onemogućila bi da se to gradivo dobro obradi i učini dostupnim. Sve to treba uskladiti s činjenicom da se danas povećava broj i vrste korisnika arhivskoga gradiva: to nisu više isključivo povjesničari, nego i brojni drugi istraživači, ali i obični građani.

4 Rad na vrednovanju i odabiru arhivskoga gradiva za trajno čuvanje smatra se "najzahtjevnijim poslom arhivista" i uspoređuje se sa "činom pisanja povijesti"

5

. 3 XXII. Okrugli stol arhiva u Bratislavi 1983. bio je posvećen upravo temi "Arhivist i inflacija suvremenih zapisa". 4 Barbara Reed, Vrednovanje i izlučivanje, u: Keeping Archives, smatra da se omjer spisa koji će postati arhivsko gradivo kreće između 1% i 5% od cjelokupne mase spisa. U elaboratu Sveučilišta Laval u Kanadi, Calendrier de conservation: recueil des échéances de conservation, 2-ème édition, Bureau du secrétaire général. Division des archives, Québec, 1986, 1.3. iznosi se kako od sveukupne količine zapisa povijesnu vrijednost ima 5% do 8%. Utvrđujući tri kategorije zapisa što nastaju djelovanjem neke ustanove: aktivni (tekući spisi), polu-aktivni (spisi pismohrane) i arhivsko gradivo (koje se predaje arhivima) jedan drugi izvor istoga Sveučilišta utvrđuje njihove omjere: 100% - 50-60% - 5-10%. Ch. . Pétillat i H. Prax u radu Les archives contemporaines ou l'arrivée du flux au quotidien, u La pratique archivistigue française (Paris 1993,252), navode podatak da 5% do 20% zapisa imaju trajnu vrijednost, upozoravajući da se taj postotak odnosi na sve ustanove, dok se npr. gradivo nekih ustanova, kao što su računovodstva, izlučuje i preko 95%. 5 F. Gerald Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscriptes. The Society of American Archivists. Chicago 1993, 1. Gotovo isto mišljenje daje i Barbara Reed u australskom arhivističkom priručniku Keeping Archives: "Rad na odabiranju i vrednovanju gradiva osnovni je posao u svim arhivima. Odabiranje onoga što će od dokumentacije našega vremena ostati dostupno za korištenje 8