ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)
Strana - 78
S. Senišin, Vrednovanje arhivskoga gradiva nastalog djelovanjem gradske... Arh. vjesn., god. 38 (1995) str. 77-80 Ako gore navedeno nije učinjeno, tada se unutar arhivske ustanove obavlja izlučivanje preuzetog registraturnog gradiva. Međutim, to se radi po jednom drugom postupku, tako da se u samoj arhivskoj ustanovi izrađuju liste za izlučivanje. To se čini iz opravdanih stručnih razloga, budući da je korištenje arhivskoga gradiva znatno učinkovitije ako su količine gradiva manje i ako nema potrebe za čuvanjem bezvrijednog gradiva. Pri utvrđivanju vrijednosti dokumenata treba se bezuvjetno pridržavati određenih pravila, koja su inače u literaturi i arhivskoj praksi određena, ali se uvijek ne primjenjuju. U njihovoj primjeni ima izuzetaka, što zavisi od značaja i vrijednosti arhivskoga gradiva, vremena njegova nastanka i značaja informacija, pa ih se stoga ne treba dosljedno i pod svaku cijenu pridržavati. Nadalje, nastojalo se da se iz arhivskog fonda izdvoji ono registraturno gradivo, koje po svom sadržaju ne predstavlja arhivsko gradivo, ali je primitkom gradiva u arhiv nužno preuzeto. Sadržaj tog gradiva ne predstavlja informacije od trajnog znanstvenog, političkog, gospodarskog, kulturnog i inog karaktera, pa samim tim nema trajnu povijesnu vrijednost. Međutim, radi zanimljivosti građe za buduća znanstvena izučavanja, nastojalo se gradivo narodnog odbora što cjelovitije sačuvati, jer samo takvo može poslužiti u rekonstrukciji razdoblja u kojem je nastalo. To posebice vrijedi za one vrste spisa na razinama općina, gdje se i opet pokušalo slijediti arhivske znakove razrađene po materiji, a ne prema službenim organima i njihovim organizacijskim jedinicama. U radu narodnog odbora nastajali su i dokumenti čija je stručna, praktična i znanstvena vrijednost, zbog velikog broja tipskih ponavljanja smanjena, jer se dokumenti javljaju u više istovjetnih primjeraka. Pri tome se vodilo računa o ponovljivosti dokumenata čiji se podaci u podrobnostima ponavljaju, a nalaze se i u drugim dokumentima (primjerice izvještaji). Za obavljanje izlučivanja potrebno je da ravnatelj arhiva svojim rješenjem pokrene postupak odabiranja i izlučivanja registraturnog gradiva i da obrazuje povjerenstvo, koje treba rukovoditi radom na odabiranju i izlučivanju, a na osnovi odredaba Pravilnika o odabiranju i izlučivanju registraturne građe (Narodne novine br. 36/1981, čl. 28-31). Povjerenstvo predlaže plan odabiranja i izlučivanja koji sadrži: 1. podatke o stvaratelju fonda, promjene naziva, promjene njegova ustroja i strukture te promjene u načinu vođenja administracije; 2. podatke o sustavu pismohrane, o načinu arhiviranja, periodu iz kojega gradivo potječe, te da li će se odabiranje i izlučivanje obavijati iz kompletne cjeline ili iz njenog dijela; 3. podatke o stanju gradiva u pogledu njegove očuvanosti; 78
