ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)

Strana - 19

J. Kolanović, Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi, Arh. vjesn., god. 38 (1995) str. 7-22 javna ustanova mora imati listu s rokovima čuvanja u kojoj su naznačeni: naziv serije odnosno klasifikacijska oznaka, sumarni prikaz sadržaja svakoga glavnoga i sporednih dosjea, naziv administrativne jedinice i vrijeme korištenja. Listu odobrava ministar kulture. Sustav vrednovanja utvrđuje se, dakle, izradom popisa s rokovima čuvanja (Le calendrier de conservation des documents). Ponajprije postoje tzv. resorski ili zajednički popisi s rokovima čuvanja, kao što je npr. Popis s rokovima čuvanja dokumenata zajedničkih ministarstvima i tijelima Vlade

23

. Sličan popis izrađen je i za školstvo. Takvi popisi su podloga i za izradu posebnih lista-popisa, što ih izrađuju same ustanove. Posebnost pri izradi lista-popisa je razlikovanje glavnoga i sporednog dosjea (le dossier principal i le dossier secondaire), utvrđuje se trostruki vijek spisa: aktivni spisi (tekući spisi), poluaktivni spisi (koji se čuvaju u pismohrani) i neaktivni spisi (što se predaju arhivima). Prema utvrđenim rokovima za prve dvije kategorije utvrđuje se i mjesto čuvanja. U ustanovama djeluju posebno izobraženi arhivisti. Državni arhiv Québeca izradio je i uputstva za izradu takvih lista-popisa s rokovima čuvanja.

24 Kao posebnu listu-popis ovdje ćemo sažeto prikazati Popis s rokovima čuvanja Sveučilišta Laval u Québecu

25

. U uvodu toga popisa teorijski su razrađena načela i postupak izrade Popisa. Na posebnim listovima/obrascima obrađena je svaka klasifikacijska oznaka dokumenta s rokovima čuvanja u svim fazama "života dokumenta": aktivno, poluaktivno i arhivsko. Sveučilište Laval u Québecu ima 19 osoba stalno zaposlenih u odjelu za rad sa spisima, među kojima je 5 arhivista. Na izradi Popisa radilo se više godina (od 1976-1986). U uvodnom dijelu toga elaborata s Popisom ističe se daje Popis "kamen ugaoni za politiku" rada sa spisima, jer omogućuje da se učvrsti i racionalizira rad na čuvanju i upravljanju s dokumentarnom masom. Dakle, taj popis ne služi samo za izlučivanje, jer on polazi od tri faze "života spisa". Popis je izrađen kao mjerilo administrativnog, zakonskog i povijesnog vrednovanja spisa i omogućava: racionalpubliques. Vlada je donijela taj pravilnik 20. ožujka 1985. 23 Recueil de délais de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux (Québec 1988). 24 Micheline Bertrand, Lynda Chabot i Michel Lévesque, Guide d'élaboration et de présentation d'un calendrier de conservation des documents, 1. izd 1989, 2. izd. 1992; Lynda Chabot, Carole Laurin i Michel Lévesque, Guide d'application d'un calendrier de conservation des documents, 1990; Noël Dupuis, Michel Lévesque, Modèle pour l'inscription des documents informatique au calendrier de conservation des documents, 1991. 25 Calendrier de conservation: recueil des échéances de conservation. Québec, 1986. (strojopis). 19