ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)

Strana - 129

S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 pojam "arhiv", ali u značenju zbirke dokumenata koja će se sastaviti od najvažnijih isprava državnoga karaktera, privilegija, darovnica i potvrda raznih vladara danih Dubrovačkoj Republici. Tri izabrana plemića trebala su povesti posao prepisivanja tih dokumenata koji su se čuvali u riznici katedrale. Prijepisi su se unosili u pet knjiga, prema zemljama podrijetla (Ugarska, Španjolska, Napuljska Kraljevina, Turska i razno) a bili su predviđeni i tekući brojevi za dokumente i prijepise. Taj posebni arhiv, uz notarsko-kancelarijski i tajnički, trebao je biti smješten u sobici nasuprot Malom vijeću u ormaru s oznakama. Sve zajedno imalo je služiti "Ad aeternam memóriám" i u mogućim međunarodnim sporovima. Jedan ključ toga malog arhiva imao je knez i predavao gaje nasljedniku, a dmgi je bio trajno kod rizničara. Ovi su prijepisi napravljeni, ali nažalost nisu sačuvani. To su vjerojatno oni dokumenti koji su u francuskom popisu prilikom zauzeća 1808. (prilog), navedeni kao "Eterne rei Memorie", a koji su se nastavili voditi. U kasnijim se austrijskim inventarima ne spominju jer su vjerojatno uništeni ili odneseni u vrijeme francuske vlasti. Svakako, podjela rada notara i kancelara iz 1557. bila je poštovana do samoga pada Republike. Tajnici pak, od početka 17. st., ponovno djeluju po odredbama iz 1493. i to isključivo pod nazivom Secretarii. Njihov utjecaj i ugled neprestano rastu a kompetencije im postaju sve brojnije, tako da pojam tajnika kao glavnih državnih službenika od tada potiskuje pojmove notara i koncelara koji su mu podređeni. U 18. st. njihov značaj je bio toliki da ih Baro Bettera, i sam podtajnik, u svom opisu dubrovačke vlasti stavlja uz najvažnije magistrate i ističe kao prve službenike Republike.

19 On navodi da se glavni tajnik nazivao "veliki tajnik" i daje imao dva do tri pomoćnika. Posebno je važno da su tijekom toga vremena oni sastavljali i arhivirali najvažnije serije upravnih dokumenata, stvorivši krajem 18. st. bogat, sređen i donekle centraliziran arhiv. Koadjutori u notarijata su povećanjem opsega poslova postali glavni pomoćnici tajnicima, a u većini slučajeva su ih i nasljeđivali. Tajnička služba je bila u načelu doživotna i nije poznato da je neki tajnik smijenjen ili da se zamjerio vlastima. To je i razumljivo jer su svi tajnici potjecali iz starih i uglednih obitelji, odreda iz Antuninske bratovštine. Način njihovog izbora nije posve jasan jer oni, u kasnijim razdobljima, nisu birani u Malom vijeću ili potvrđivani u Senatu, kao notari, kancelari i dmgi službenici. Podtajnici su najvjerojatnije nasljeđivali tajnike stanovitim automatizmom, a njihov se broj popunjavao koadjutorima u notarijata. S obzirom da ih je bilo više, godinama su se pripremali za preuzimanje službe pa se tako provjeravao njihov rad i lojalnost. Najpoznatije obitelji iz kojih su potjecali tajnici u 17. i 18. st. bile su: Stay, Antizza, Allegretti, Volanti, Vittuscia, Facenda, Vlaichi, Alletti, Righi, Martellini, Natali-Alleti i Bettera. Uvidom u genealogiju Antanina zaključujemo da su sve ove obitelji zapravo bile B. Krizman, Memoire Bara Bettere austrijskom generalu T. Milutinoviću 1815., Anali JAZU, Dubrovnik 1952, str. 427,428. 129