ARHIVSKI VJESNIK 36. (ZAGREB, 1993.)

Strana - 198

B. Stanišić, Odsjek IV-B res. za pogranična redarstvena satništva... Zemaljske vlade u Zagrebu. Arh. vjesn., god. 36 (1993) str. 181-206 Raspon godina djelovanja odsjeka IV-B res. za pogr. red. satništva uklapa se u 16. (1915-1917) i u 17. (1918-1920) registraturno razdoblje Unutarnjeg odjela Zemaljske vlade. Spisi upućivani na Unutarnji odjel Zemaljske vlade - evidentirani su u urudžbenom zapisniku kronološki - dakle onim redom kojim su stizali u pisarnicu s tim da je za svaku poslovnu godinu vođen zaseban urudžbeni zapisnik koji je započinjao s poslovnim brojem jedan. Svi spisi jednog predmeta dobivali su svoj poslovni broj redom kako su stizali - uz oznaku broja prvog spisa o tom predmetu - to je tzv. »korijeniti« ili glavni broj - koji se pojavio u istom registraturnom razdoblju i ostajao stalan (nepromjenljiv) kroz cijelo vrijeme trajanja jednog registraturnog razdoblja. Registraturno razdoblje se kod Unutarnjeg odjela Zemaljske vlade nije poklapalo s poslovnom godinom već je obuhvaćalo nekoliko kalendarskih godina - najčešće, kao što smo uočili na primjeru građe odsjeka IV-B res. - po tri godine. Svrha takvog evidentiranja spisa bila je očuvanje jedinstva predmeta unutar jednog registraturnog razdoblja. Pravilo je bilo da spisi jednog predmeta tj. unutar jednog korijenitog broja budu poredani u aritemtičkom nizu poslovnih brojeva - pa je time bio utvrđen i kronološki red. Prilozi nisu odvajani od svoga spisa nego su slijedili odmah za njim, bez obzira na datum i broj priloga.

23 »Ako je predmet prelazio u novi registraturni period, onda je prvi broj tog predmeta u novom registraturnom periodu postao korijeniti broj predmeta za ovaj novi registraturni period. Ponekad se obavljalo i presigniranje starog korijenitog broja, a svi su onda spisi istog predmeta odloženi na najmlađi korijeniti broj.« Ako je tokom poslovanja došlo do promjene karaktera nekog predmeta - tada se za taj (novi) predmet otvarao novi korijeniti broj - nazvan »srodni« broj - to je tzv. oznaka veze koja se posebno ubilježavala u urudžbenom zapisniku i spisovniku, a prvotni korijeniti broj iz kojeg je predmet proizašao - nazvan je »matični« broj (u odnosu na »srodni« broj).

25 Spisi istog predmeta odnosno pod jednim korjenitim brojem - ulagani su zajedno s prilozima u košuljicu za spise - tzv. »spisovnik« standardiziranog oblika i s propisanim rubrikama (godina, korijeniti broj, natuknica o predmetu, oznaka veze, šifra i dr.) s tim da su i pojedini spisi istog predmeta unutar zajedničke košuljice mogli biti uloženi i u svoje zasebne košuljice. Sadržaj predmeta za svaki poslovni broj morao je biti što kraći tj. u formi natuknice (ime osobe, ustanove, mjesta ili stvari - ovisno o karakteru predmeta, zatim opis zadatka kojeg je trebalo uredovanjem obaviti ili kratak sadržaj dojave). Takve natuknice bile su neophodne za sastavljanje kazala ili indeksa (alfabetsko kazalo). Svi spisi odsjeka IV-B za pogranična redarstvena satništva - pored svog poslovnog broja nose i oznaku »res.« koja označava rezervatne spise tj. povjerljive spise odjelnog predstojnika u razdoblju 1915— 1918. godine. Isto, str. 421. Isto, str. 422. Isto, str. 422. 198