ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)

Strana - 54

Davorin Eržišnik, Preorjentacija rada u vanjskim službama Republike Hrvatske. Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, str. 49—55. tegorizirani imaoci mogu se zanemariti, odnosno obilaziti samo onda, ako za to postoje posebni razlozi. Sljedeće mjere odnose se na utvrđivanje arhivske građe još u registraturi. Njihov je cilj da se ona što preciznije omeđi, fizički odvoji od ostale i — kao takva — popiše. Na taj način arhivska će služba ne samo ostvariti najbolju zaštitu, nego i raspolagati svim mjerodavnim evidencijama. Tehnički aparat za to utvrđivanje bile bi dvije vrste lista. Zamišljene su na dva nivoa i različite prema tehnici. Na nivou djelatnosti, arhivska bi služba donošenjem pozitivnih (tzv. liste arhivske građe), najprije utvrdila svoje prioritete. Nakon toga u posebnim listama, imaoci bi — uvažavajući te prioritete — utvrdili rokove čuvanja za preostali dio. Na osnovu takvog aparata, još u toku odlaganja, vršilo bi se fizičko odvajanje arhivske i preostale registraturne građe. Osnovica za takvo razdvajanje trebao bi biti plan klasifikacijskih oznaka, što znači da se na sve dokumente jedne oznake odnosi isti kriterij (npr., rok od 5 godina). U slučajevima, kada to ne bi bilo provedivo, trebalo bi ili inzistirati na promjeni toga plana, ili na odvojenom odlaganju unutar svake oznake. S obzirom na nedostatke u dosadašnjem radu, fizičko je razdvajanje jedan od onih preduvjeta, koje bi arhivska služba, ako želi napredak, morala postići. Ono nije cilj samo za sebe, nego jedino preduvjet za novi način rada. Sigurno je da će u tome otpora biti, ali je isto tako sigurno da bez toga nema ni napretka. U arhivskim relacijama, radi se o svojevrsnom hvatanju koraka sa svijetom. c/ Prema tim intencijama trebalo bi uskladiti i novu metodologiju rada. Redovne opće preglede, kao osnovni način rada, ali bez jasnih ciljeva, trebalo bi privremeno napustiti. Dok se god ne dovrše svi poslovi na kategorizaciji i izradi lista, svi ostali — osim najažurnijih — mogu se smatrati gubljenjem vremena. U najažurnije spadali bi poslovi na praćenju organizacijskih promjena (napr, likvidacije, integracije i druge, gdje arhivska služba uvjek mora biti ažurna), izlučivanju i pružanju stručne pomoći. Nakon toga, slijedi zadatak na odvajanju arhivske od registraturne građe. Problem se sastoji u tome što se to relativno jednostavno može postići za onu građu koju tek treba odlagati, ali vrlo teško za onu koja je već odložena. U tom slučaju postoje dvije mogućnosti. Prva je inzistiranje na odvajanju, ali je sigurno da se imaoci neće angažirati onoliko koliko je to potrebno. Ako se to ne može postići odmah, postoji mogućnost da se što dosljednije inzistira na izlučivanju iz tog dijela. Nakon toga, ne baš u potpunosti, ali uz određenu toleranciju, ipak bi se dobila približna masa te arhivske građe. Kada se to postigne, vanjska bi se služba, a ne samo imaoci, morala angažirati na izradi popisa. Njezina bi se osnovna preokupacija sastojala 54