ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)

Strana - 44

Vjekoslav Majcen, Dokumentacijski sustav Kinoteke Hrvatske. Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, str. 39—48. (i sve ostale potrebe), izborom podataka iz ove kartoteke izrađuju posebne evidencije i katalozi. Generiranje evidencija i kataloga Matičnom obradom građe u stvari završava onaj neophodni krug poslova koji dovodi do konsolidacije kinotečnog fonda i omogućava pretraživanje građe. Više nije potrebna neposredna komunikacija korisnik — građa, već se ona vrši posredno preko dokumentacijske kartice na koju su prenijeti podaci (ili dio podataka) koij sadrži građa. Time je posredno postignut i cilj bolje zaštite građe (koji će na novim osnovama potpunije biti riješen ostvarenjem projekta presnimavanja filmske građe na video traku (VHS), koji je u toku, ili npr. izrade fotografija plakata, što je upravo završeno). Međutim, opsežna dokumentacija koja nastaje matičnom obradom građe nije pogodna niti za pouzdano praćenje ukupnog fonda kinotečne građe, niti svojim nizom podataka ne omogućava brzo i prilagodljivo pretraživanje, odnosno davanje potpunog i preciznog odgovora na određeni zahtjev korisnika. Rješavanje prvog pitanja u svim dokumentacijskim ustanovama riješeno je izradom spiskova građe (matičnih evidencija, inventarnih knjiga; Uputstvo, I/b, c i III/B, C), te izradom korisničkih kataloga i drugih informativnih pomagala. U praksi je često ovaj dio rada zapostavljen i kada se obavlja ručno, zbog svoje nekreativnosti, nerado prihvaćen. Međutim, suvremena tehnologija procesiranja podataka omogućava relativno jednostavno automatiziranje ovih radnji, pa se sve potrebne evidencije mogu gotovo usputno dobiti bez ulaganja posebnog napora, dapače svojom brzinom i preciznošću otvaraju novi slobodni prostor za druge oblike kreativnijega rada. Zbog toga je i projektom dokumentacijskog sustava zamišljeno da se u početnoj fazi automatske obrade podataka, upravo na ovome mjestu u procesu rada započne s privikavanjem na korištenje personalnog kompjutora, odnosno na pretvaranje konvencionalnog dokumentacijskog zapisa u strojno čitljiv zapis iz kojeg bi se daljim automatskim procesiranjem podataka dobile sve potrebne evidencije. Matična evidencija predstavljala bi osnovu za unos podataka u osobno računalo, te bi se praktički stvarala nova matična kartoteka na strojno čitljivom mediju (što je dodatni argument da konvencionalna kartoteka postane internom bazom podataka), a iz nje bi se automatski generirali inventari građe (Uputstvo, I/b, c i II). Indeksiranjem podataka, ova baza postala bi ujedno izvorom niza inverznih datoteka, odnosno kataloga koji bi po odabranim ključevima omogućavali brzo i potpuno pretraživanje pohranjene građe i njeno međusobno povezivanje. 44