ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 76

Marija Zupančič, Strokovna obdelava arhivskega gradiva republiške uprave po letu 1945. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 75—78. Odabiranje arhivskega gradiva na podlagi navodila izvaja organizacija sama. Pri odabiranju mora organizacija izvajati, če je potrebno urejevalna delà. Za urejeno arhvisko gradivo smatramo, če so dokumenti ki pripadajo določeni enoti gradiva združeni v tej enoti in če so enote gradiva razvrščen po časovnih obdobjih. Enota arhivskega gradiva je lahko različna, v upravi je po navadi zadeva oziroma dosje — več sorodnih zadev združenih. Časovno obdobje je lahko dolgo eno leto ali pa več let, kar je boljše. Če je gradivo neurejeno, ga mora organizacija urediti praviloma v smislu evidenc ki so ob stajale ob nastanku takega gradiva. V kolikor pa to ni mogoČe, ga morajo urediti po nekem logičnem sistemu (po vsebini, kronološko itd.). Arhivske enote oštevilčimo ne glede na prejšnje številčne oznake. Organizacija mora tudi pred predajo arhivskega gradiva arhivu to gradivo popisati. Za popisano arhivsko gradivo pri organizaciji velja tisto gradivo ki ima poleg seznama tehničnih enot še seznam arhivskih enot (pri upravi bi bila lahko arhivska enota zadeva) opis (vsebina) arhivske enote in leto nastanka. Seznam mora biti v skladu z obstoječo ureditvijo gradiva pri imetniku. Arhiv SR Slovenije hrani gradivo republiških upravnih organov od leta 1945. do danes. Jasno je, da gradivo ni v celoti ohranjeno, posebno za obdoblje od leta 1945. do 1953. Nekaj gradiva pa borno še prevzeli. Vsi fondi ki jih hrani Arhiv SR Slovenije so navedeni v vodnikih ki obstajajo za naš arhiv. Prav tako nimajo fondi republiških upravnih organov po letu 1945. v glavnem ustreznih popisov in drugih pripomočkov za znanstveno in drugo uporabo. Upravni organi po letu 1945. so uporabijali za evidentiranje spisov delovodnike (enostavni ali kombinirani, centralni delovodnik in delovodnik za posamezne organizacijske enote) s spisovnimi seznami, indeksi, v okviru tega sistema so kasneje že tudi klasificirali gradivo. Z letom 1962. je prišlo do enotnega klasifikacijskega sistema, ki velja z določenimi spremembami še danes. V zadnjem času je bilo pisarniško poslovanje prilagojeno računalniški obdelavi gradiva v nekaterih republiških upravnih organih vendar ta sistem še ni dosledno uveljavljen. Uvedeni so bili določeni dodatni ali spremenjeni klasifkiacijski znaki, ne poznaj o već osebnih in stvarnih zadev, nekateri klasifikacijski znaki so bili dodatno razčlenjeni in podobno. Sistem ureditve gradiva v državni upravi po letu 1945. približno do leta 1953. ne ustreza takrat veljavnim principom pisarniškega poslovanja. Del gradiva je odložen res v smislu evidenc, del gradiva je odložen v smislu svobodno oblikovanih dosjejev, ki pa nimajo nobene osnove v evidencah. Včasih je sploh težko določiti sistem ureditve gradiva. Kasneje se je stanje na tem področju izboljšalo. Z uvedbo enotnega klasifikacijskega sistema pa se gradivo arhivira vsebinsko v okviru klasifikacijskega znaka za eno ali več let skupaj. 76