ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 58

Davor Eržišnik. Prijedlozi za unapređenje zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 57—60. rištenja, naročito u slučaju kada su podaci sačuvani samo na mikrofilmu. Takvi uvjeti odnose se na režim korištenja, broj obaveznih kopija i rokove presnimavanja. Postoje i drugi značajni nosioci podataka, npr. audiovizualni i ostali fonodokumenti, no čini mi se da bi se njihovim uključivanjem u razmatranje sadržaj propisa suviše proširio. Zaštita registraturne urednosti, kao drugi dio obaveze čuvanja, obuhvaća preglednost i cjelovitost odloženog arhivskog materijala, mogućnost upotrebe poslovnih knjiga, zaštitu registraturne strukture i ažurnu evidenciju odloženog arhivskog materijala. Formirane i jasno označene arhivske jedinice čine osnovni dio registraturne urednosti. One odražavaju raspored sadržaja i logične cjeline nastale u poslovima. Povezane u šire tematske razdjele, one su odraz slojevitosti registraturne strukture i njezine urednosti. Ažurna popisna evidencija, koja sumarno obuhvaća arhivske jedinice, jedan je od kriterija registraturne urednosti. Trenutno, postoje dvije zakonske osnove i dvije vrste takvih evidencija. To su arhivska knjiga, koja je obavezna za organe i organizacije u upravi na temelju propisa o uredskom poslovanju, i povremeni popisi, koji se zatražuju od ostalih imalaca na osnovi arhivskih propisa. Kao oblik stalne evidencije, arhivska knjiga nesumnjivo ima veću vrijednost od povremenih popisa, ali i ona može postati nepregledna u slučaju većeg broja izlučenih jedinica. Najbolje rješenje, u ovom izboru, bilo bi proširenje obaveze o arhivskoj knjizi na sve imaoce, ali uz napomenu da se upis ograniči samo na jedinice trajne vrijednosti. Kao jedna od mogućnosti unapređenja registraturne urednosti može se razmotriti prijedlog razdvajanja arhivskih jedinica trajne vrijednosti od ostalog arhivskog materijala. Takvom organizacijom odlaganja može se ostvariti potpuna koncentracija nadzora, bolja ukupna preglednost i mogućnost realne procjene o količini dospjele arhivske građe za preuzimanje. Imaoci arhivske i registraturne građe, na drugoj strani, dobili bi sigurnu orijentaciju o tome kojem dijelu pokloniti veću pažnju. Kao jedna od mjera zaštite, takva organizacija odlaganja uvedena je u nekim zemljama Zapadne Evrope. Međutim, od svih činilaca koji su značajni za zaštitu registraturne urednosti, čovjek, rukovalac arhivskom građom, sigurno je najvažniji. Činjenica da se na poslove odlaganja u pravilu raspoređuju najslabiji administrativni kadrovi, osnovni je razlog uvjerenja o nužnosti utvrđivanja uvjeta za stručno rukovanje. Osim toga, takvi uvjeti više nisu novina. Od 1983. god. oni su uvedeni u SR Sloveniji. Prijedlog sadrži dva osnovna zahtjeva: 1. da se na poslove rukovaoca ne mogu rasporediti radnici bez završene srednje stručne spreme i 2. da su radnici koji obavljaju poslove rukovaoca dužni položiti stručni ispit. 58