ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 52

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. Ostale pomoćne knjige, kao što su dostavne, poštanske i druge obično izlučujemo pa se na njima neću zadržavati. Urudžbeni zapisnik ne uklapa se u naša razmišljanja kao informativno pomagalo. To naročito dolazi do izražaja ukoliko je dio redovnih spisa izlučen, a o tome nije u urudžbenom zapisniku ostavljen trag. Isto tako dolazi do problema ako je u tekućoj godini evidentiran velik broj upisa. Kao informativno pomagalo možemo prihvatiti i kazalo po predmetu. Uz neke manje korekcije načina imenovanja predmeta u kazalu, možemo govoriti o jednoj vrsti indeksa za građu obuhvaćenu upisanom godinom. Korekcije naziva predmeta zbog manjih nadopuna i provjeravanje vršimo na samoj građi. Kako obaviti posao, a da njegov rezultat bude informacija korisniku za cijeli fond? Obrađujući kazalo, dobivamo pregled svih sadržaja predmeta u jednoj godini. Njihovo sintetiziranje može dovesti do odrednice (za skup predmeta istog ili sličnog sadržaja) koja se ispisuje na listiću i sadrži sve brojeve dokumenata koji govore o istoj materiji. Obradom godine u kazalu na taj način dolazimo do sistematiziranog popisa, odnosno do stvarnog sadržaja spisa obuhvaćenih evidencijom u jednoj godini. Na taj način obrađujući slijedeće godine nadopunjavamo već izrađeni stvarni sadržaj novim podacima. Konačna redakcija prikupljenih podataka može se prezentirati korisnicima po sistemu odrednica-pododrednica, ili u nekoj interpretaciji UDK sistema ili si. Takvim sistemom rada dobivamo odlično informativno pomagalo, utoliko bolje ukoliko je administrativni radnik koji je radio na kazalu savjesnije obavljao svoj zadatak. Ukoliko se kazalo nije uspjelo sačuvati, ostaje otvoreno pitanje rentabiliteta utroška vremena za obradu podataka iz urudžbenog zapisnika da bi se dobio približno isti rezultat kao kod kazala. Po mojem sudu, racionalnije bi bilo izabrati druge oblike rada da se stigne do informativnog pomagala. Izuzetno plastično otvara se pred nama mogućnost brze obrade i korištenja podataka sudskih upisnika. Već sam naveo da se u sudu obavezno vode upisnici — za krivične, parnične, vanparnične, ostavinske predmete, za predmete izvršenja, za zemaljsko-knjižne predmete i predmete ovjere. Time je praktično od strane stvaraoca cijela građa podijeljena na 9 tematksih grupa ili područja. Zbog ograničenja prostorom, zadržavamo se samo na nekim sudskim upisnicima, Upisnici za krivične predmete obuhvaćaju tematska područja: predmete koji se odnose na krivična djela protiv naroda i države (krivična radnja izazivanja nacionalne, rasne ili vjerske netrpeljivosti, mržnje ili razdora); predmete koji se odnose na krivična djela koja imaju značenje za društvenu imovinu, kao krivična djela protiv privrede, krivična djela protiv službene dužnosti, krivična djela na štetu društvene imovine; predmete koji se odnose na krivična djela čiji sadržaj i posljedice imaju izuzetan znanstveni karakter za sociološka ispitivanja, 52