ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 49

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. Uz navedene, možemo reći klasične oblike arhivske i registraturne građe, sve više će predmet primopredaje biti i suvremeni nosioci informacija kao što su npr. mikrofilmovi, mikrofiševi, magnetofonske i magnetoskopske vrpce, gramofonske ploče, diskovi itd. Uz već navedene elemente popisa, taj materijal mora imati i dodatni, koji se odnosi na informaciju gdje je bila pohranjena građa koja je mikrofilmovana, broj snimaka ukupno, uvjeti pod kojima se građa čuvala do primopredaje itd. Za neke od tih vrsta potrebno je navesti sadržaj. Sve što sam izložio, odnosi se na primopredaju građe u redovnom postupku. Treba kazati da u arhive često ulazi i građa sa zapisnikom, ali bez popisa, građa sa zapisnikom i sa popisom u kojem je samo označena količina, te građa bez zapisnika i bez popisa. U načelu, takve akvizicije treba izbjegavati, ne samo zato što takav postupak nije u skladu s odgovarajućim zakonskim propisima, već ponajprije zbog toga jer je takva građa sasvim sigurno u nesređenom stanju. Arhiv će morati obaviti poslove umjesto nesavjesnog imaoca, koji često zbog nesavjesnog odnosa prema građi ni ne snosi odgovarajuće zakonske sankcije. Smatram da arhivi, svjesni posljedica, preuzimaju takvu građu isključivo da bi je spasili od propadnja. Ako je građa došla u arhiv bez zapisnika o primopredaji (negdje je nađena, npr.), zapisnik se izrađuje u Arhivu kao »zapisnik pro domo«, po istim principima, uz detaljniji prikaz uzroka zbog kojih nije učinjena redovna primopredaja. U zapisnicima kojima ne prileži popis građe, ili je taj popis nedovoljno precizan, treba utvrditi, uz prikaz stvarnog stanja građe, i rok za izradu (konačnog) popisa. To je značajno zbog mogućih zahtjeva za građom od strane korisnika. Ulazni inventar. Na osnovi zapisnika o primopredaji, odnosno dokumenata o preuzimanju, koji kao ulazni dokument dobiva broj urudžbenog zapisnika arhiva, izrađuje se skraćeni popis za »ulazni inventar«. U taj popis ulaze: a) uredske knjige s naznakom graničnih godina i količinom; b) spisi s oznakom graničnih godina i količinom izraženom u svežnjevima, kutijama ili registratorima; c) blagajnički prilozi s naznakom graničnih godina i količinom u registratorima ili si.; d) isprave s oznakom stoljeća i brojem komada; e) kartoteke; f) nacrti, skice, fotografije i si. s oznakom količine u komadima. »Knjiga ulaza« ili »Ulazni inventar« ima najmanje ove obavezne rubrike: 1. Redni broj (za svaki ulaz posebno); 2. Datum stvarnog ulaska građe u arhiv; 3. Naziv arhivskog fonda prema glavnom ili najpoznatijem nazivu iz registrature; 4. Opis sadržaja dotičnog fonda prema popisu; 5. Naznaka mjesta zadnje pohrane dotičnih arhivalija prije ulaska u arhiv; 6. Oznaka skupine u koju se u arhivu svrstava preuzeta građa; 7. Napomena o preuzetom fondu, zbirci i slično (stanje, cjelovi49