ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)

Strana - 437

Engleske, Belgije, Zap. Njemačke, Italije i Mađarske) zadržali uglavnom na detaljnijim pa i tehničkim objašnjenjima kompjuterskih sistema kojima se arhivi u njihovim zemljama praktički koriste, bilo u trajnim, bilo samo u eksperimentalnim zahvatima i radovima, dotle su se neki od posljednjih predavača, među njima i ova dva spomenuta, zadržali u prvom redu na općem stanju mogućnosti i na tehničkim organizacijskim pa i financijskim aspektima mogućnosti primjene ADP u arhivima, više nego na pojedinim konkretnim sistemima. Američki arhivisti iznijeli su svoja iskustva u pogledu indeksiranja arhivskog materijala, pri čemu su se, kako kažu, najviše koristili iskustvima koja su ranije od arhiva sticale knjižnice na svojim fondovima. Kako god bio materijal kojim rade arhivisti različit od materijala kojim su radili bibliotekari, ipak su opažene i mnoge dodirne točke, koje su se pri automatskoj obradi mogle iskoristiti. U prvom redu različitost je uzrokovala da su se arhivisti teško odlučivali na primjene automatske obrade u arhivima jer su imali osjećaj da je arhivski materijal po prirodi tako raznolik i različit od drugih materijala kojima su radili tehničari, znanstvenici pa i bibliotekari da se dugo nisu usudili preuzeti rizik takvog rada u arhivima. Međutim, iskustva traženja pa i lutanja na koja su naišli upravo bibliotekari obrađujući i neke vrste materijala koje su bile slične arhivskim materijalima, kao rukopisi, zatim referati i elaborati, s kojima su se u posljednjim godinama bibliotekari počeli sve češće susretati, potakli su i arhiviste da se upuste u početne, eksperimentalne faze rada na tom području. Tako je došlo do prvih eksperimenata u upotrebi AOP u arhivima u Washingtonu i drugdje u SAD. Uzeti su u obradu u prvom redu takvi najvažniji materijali koji su već po svojoj izuzetnoj vrijednosti i po svojoj relativno čestoj upotrebi, od strane istraživača i drugih opravdavali dosta visoke troškove koštanja takve obrade. I ovdje je ta obrada tekla u dvije faze: početnu, pripremnu fazu, u kojoj se najprije izrađuju materijali koji će se dati na automatsku obradu, a zahtijevaju određenu preradu onih evidencija, regesta, inventara i si. čime do sada raspolažu arhivisti. Druga je faza bilo automatsko indeksiranje, koje je trebalo omogućiti čitav niz informacija koje bi se na klasičan način teško moglo dobiti u kratko vrijeme, bez duljeg studija, odnosno duljeg rada na njihovu dobivanju. Uzeti su u obradu među ostalim spisi najranijih kongresa SAD. Međutim, ipak taj rad nije do danas priveden do kraja. Nakon određenog broja dokumenata obrada ipak nije prešla eksperimentalnu fazu jer nije zadovoljavala brzina pripremanja materijala za AOP. Takav složeni način indeksiranja u kojemu se željelo postići i predmetno indeksiranje velikog broja dokumenata (preko 100.000) koji su zahtjevali složen prethodni rad na njihovoj pripremi, nije mogla tako brzo biti obavljena i smatra se da je ta faza danas još teško dokučiva i teško primjenjiva za trajni rad. Međutim, ipak su dragocjena iskustva koja su se tom prilikom dobila. Jedno od najvažnijih iako naizgled vrlo jednostavno jest iskustvo da se ne može za tako velik broj dokumenata očekivati da će se za svaki dokumenat moći uzeti u obradu velik broj pojmova, odnosno predmeta, datuma, naziva mjesta, imena osoba i si. Obrnuto, čim je ukupan broj datih informacija u kompjuter bio smanjen, obrada je odmah postala mogućom i proces je tekao na zadovoljavajući način, te je bila postignuta i zadovoljavajuća brzina toka obrade. Pokazalo se, dakle, veoma važnim dati odmah na početku obrade točno određeni broj podataka s kojima će se u sistemu raditi, tako da kasnije varijacije, odnosno promjene u datim količinama informacija, ne zaustavljaju osnovni tok i brzinu rada cjelokupnog sistema. Treba se, ukratko, zadovoljiti takvim rezultatima koji su se u praksi pokazali realnim i ostvarivim. S druge strane, neke jednostavnije operacije s manjim brojem podataka i sa skromnijim zahtjevima s obzirom na vrstu posla uspješno su bile provođene i na 437