ARHIVSKI VJESNIK 11-12. (ZAGREB, 1968-1969.)

Strana - 334

1903, juli 13, Zlatar Izvještaj zapovjedništva pomoćne čete u Zlataru Zbornom zapovjedništvu Zagreb o političkim nemirima na području kotara Zlatar. K. u. K. 13 Korpus-Kommando, Praes. Nr. 1982. Služb., orig., njem. 2 lista 10. Izrada inventara. Opći principi kojima se moramo rukovoditi pri izradi inventara jesu ovi: a) za svaki fond (zbirku) — poseban inventar; b) inventar jednog fonda treba da izradi jedno lice; c) pri popisivanju starije i vrednije arhivske građe možemo zalaziti u veće podrobnosti nego li kod ostale građe; d) pri provizornom popisu ne treba zalaziti toliko u podrobnosti kao pri konačnoj redakciji, no i tu moramo znati pogoditi pravu mjeru, konačno e) inventar treba da se odlikuje preciznošću, sažetošću i jasnoćom teksta. U načelu arhivska građa koja se inventarizira mora biti sređena i probrana, a onaj koji sastavlja popis mora dobro poznavati ustrojstvo arhiva, odnosno ustanove kojoj arhiv pripada. Za svaki fond treba napraviti plan o inventarizaciji. Tehnički postupak sastoji se u tome da se arhivske jedinice popisu najprije na posebnim listovima ih listićima (karticama), zatim se obavi posljednja kontrola svih podataka, nakon čega se popis jedinica prenosi u knjigu inventara. Danas se „inventari općenito tipkaju na pisaćem stroju, rijetko se još pišu rukom i tintom, kako je to bio običaj u prošlom stoljeću. Dakako, prvi primjerak ima značaj službenog dokumenta ustanove, pa se stoga ne daje strankama na upotrebu. Takav primjerak mora na kraju da sadrži zapis s podacima o ukupnom broju inventarnih jedinica, o broju listova inventara, datum sastavljanja, odnosno dogo tovljen ja inventara, na kraju potpis arhiviste koji je inventar izradio zajedno sa žigom ustanove i potpisom direktora. 11. Inventar u obliku knjige. Za svaki fond, odnosno za svaki kompleks ili skupinu fondova treba izraditi inventar u posebnoj knjizi. Debelim knjižurinama s ustaljenim rubrikama nema mjesta u suvremenom arhivu. Inače, knjiga ima svoje slabe strane u odnosu na nedovršene fondove i u slučaju naknadnih akvizicija već preuzetih fondova, jer onemogućuje dopunu podataka i eventualne korekture. Zato je dobro da su listovi u knjizi slobodni i da se s pomoću mehanizma mogu po potrebi osloboditi i izmijeniti. To dakako ne vrijedi za službeni primjerak inventara. I sistem rubrika ima svoje prednosti i slabe strane. Za rubrike govori veća preglednost materijala, a protiv nje govore činjenice da je nemoguće predvidjeti količinu materijala koju popisujemo, da raznovrsnost materijala diktira različit raspored podataka u inventaru (usporedimo samo spise složene po kronološkim oznakama s onima složenim po dosjesistemu ili korespondentskim oznakama!). Konačno, rubrike znače i rasipanje prostora. 334