ARHIVSKI VJESNIK 11-12. (ZAGREB, 1968-1969.)

Strana - 329

e) Bilješka sadrži podatke o stupnju sačuvanosti arhivske jedinice, o prazninama (lakune), o naknadnim izmjenama i dopunama u klasifikacionom sistemu, event, naknadnom izdvajanju dokumenata, da li je jedinica oblikovana u arhivu ili je možda presložena, o stupnju oštećenosti i druge razne informacije korisne za istraživača. Bilješka se stavlja odvojeno od ostalog opisa ili u okrugle zagrade. Primjer: Spisi Državnog nadovjetništva u Zagrebu ozn. KnS [1918—1921 mnogo važnih podataka o radu socijaldemokrata i komunista na cijelom području Hrvatske i Slavonije; postoji praznina od dec. 1919. do febr. 1920. škartiranje spisa izvršeno u registraturi. Za dio spisa provenijencija nije utvrđena.] 6. Inventarni opis diploma. Zbog svoje naročite važnosti za nauku diplome se inventariziraju u obliku kratkog regesta. U pravilu svaka diploma predstavlja jednu arhivsku jedinicu, pa se prema tome diplome inventariziraju svake za sebe posebno. Više diploma zajedno, ako se odnose na jedan predmet, ne smijemo razdvajati, jer čine prirodnu i prema tome nerazdvojivu cjelinu. Zato ćemo ih opisati sve zajedno^ pod jednim inventarnim brojem, iako će svaka od njih biti posebno evidentirana (sve ih povezuje zajednička signatura). U popisu ne smijemo izdvajati ni diplome vezane na spise, bez obzira da li su pisane na pergameni ili papiru. Priloge uz diplome opisujemo neposredno iza njih samih, a oni mogu nositi üi svoju vlastitu signaturu ili istu kao i diploma uz koju pripadaju. U inventarnom popisu ne dobivaju svoj posebni broj, nego se nižu iza diplome označivši ih redom malim slovima abecede. Iz praktičnih razloga, radi lakšeg čuvanja, diplome obično dijelimo po formatu u dvije (katkada i tri) skupine: one velikog i one manjeg formata (ili još i srednjega). Ta podjela dolazi do izražaja jedino u signaturi koja ovdje označuje ujedno i mjesto diplome u spremištu. Diplome se, naime, čuvaju sve zajedno odijeljeno u posebnim ormarima s kazetama. Inventarni broj i signatura, a također i žig, stavljaju se najčešće na poleđini u lijevi ugao gore ili desni ugao dolje. Stari običaj stavljanja na prednju ispisanu stranu treba izbjegavati. No ako baš i to hoćemo, onda treba primijeniti mali diskretni žig lijepog oblika, ali opet ne na sam tekst ili među potpise. Diplome su katkada razvrstavali u dvije skupine, diplome pisane na pergameni i diplome pisane na papiru. Unutar tih velikih skupina opet na nekoliko manjih, već prema njihovoj provenijenciji ili predmetu. Takva razdioba došla bi eventualno u obzir u slučaju da arhiv raspolaže s vrlo velikom količinom diploma. Inače čine obično zbirku za sebe bez obzira na njihovu provenijenciju), te se onda tako i inventariziraju. Treba voditi računa i o tome, nisu li možda diplome u nizu decenija ušle u nauku u nekom prije utvrđenom poretku i ne bi li možda nova sistematizacija otežavala snalaženje među njima.