ARHIVSKI VJESNIK 9. (ZAGREB, 1967.)

Strana - 142

Potkraj petnaestog stoljeća poduzete su značajnije mjere oko čuvanja, osiguranja i racionalizacije korištenja građe u službene svrhe. Uz ponovljene odredbe da se knjige i spisi iz arhiva (»qui sunt in Archivio«) ne mogu odatle nikuda iznositi, preciziraju se iznimke i to za spise koji su potrebni za vršenje financijskih obračuna. Međutim, najznačajnije su odredbe iz god. 1484. boje određuju da svi spisi moraju biti obrojeni i inventarizirani. Ovo je bilo nesumnjivo vrlo važno sredstvo ne samo za bolje čuvanje, već prije svega i za što lakše pronalaženje potrebnih dokumenata, u sve većoj količini sačuvane građe, a koji su bili potrebni za rješavanje raznih službenih poslova

16

. Iako je organizacija samog čuvanja građe, te primjena raznih mjera za što efikasnije čuvanje, ostala stalna briga općine, pa se odredbe u tom smislu često ponavljaju i dopunjuju, ipak od XV st. nadalje sve više se ističe i briga u pogledu što boljeg popisivanja — inventariziranja građe. I stalno povećavanje količine sačuvane građe, a jednako tako i sve veća raznovrsnost službenih potreba za kojé je trebalo građu koristiti, upućivali su na to. To vidimo i iz odredaba grada Siene iz XVI st. Njima se prije svega nastoji postići što ažurniji rad u općinskoj kancelariji, posebno kad je u pitanju pravovremeno upisivanje zaključaka općinskog vijeća

17

. Glavna je pažnja ipak posvećena popisivanju građe, s naglaskom da je nužno potrebno popisati baš svu građu koja se nalazi »in Archivio«, te izraditi jedan opći repertorij za tu svu građu. Evo kako to određuje izvorni tekst spomenute odredbe iz god. 1544.: »De répertoria detinendo in Archivio. Publici notarius Archiv! curam specialiter adhibeat in Archivio praedicto semper retinere librum repertoriorum omnium et singulorum instrumentorum, processuum, librorum documentorum et quarumcumque scripturarum quae devenerint ad manus eius in Archivio praedicto. In libro autem repertoriorum seriatim et accurate singulo quoque die describat et exaret per ordinem alphabeti omnes et singulas scripturas, libros, rogitos, processus et alia quaeque publica documenta quae sibi praesentabuntur et ad manus pervenient ipsius, in Archivo praedicto in perpetuum custodienda êt praeservanda. Repertorium vero praedictorum summo ordine librum faciat et ita et taliter ut momento temporis et de facili reperiantur et reperiri possint quaeque publica documenta cum fuerit opus«

18

. Druga važna mjera iz ovih odredaba od god. 1544. odnosi se na pitanje posudbe određenih spisa iz općinskog arhiva određenim općinskim organima. Njome se u prvom redu želi postići, da se sva posuđena građa uredno vrati u općinski arhiv

19

, kako bi korištenje u službene svrhe bilo osigurano, kada to ponovno zatreba. 16 Cecchini G., n. r., str. 253. 17 Isto. 18 Isto, str. 254. Već 1533. god. izrađeni su répertoriai za glavne »Knjige kopija« (zapravo zbornike kopija i originala). Izrađeni su alfabetski po imenima osoba i mjesta, koja se u dokumentima spominju, uz datum dokumenta i naznaku lista zbornika u kojem se odnosni tekst nalazi (Archivio di Stato di Siena. Guida-lnventario . . . str. 127—128). 19 Cecchini G., n. r., str. 255.