ARHIVSKI VJESNIK 6. (ZAGREB, 1963.)
Strana - 250
O VOĐENJU EVIDENCIJA U ARHIVIMA Stjepan Bačić Vođenje evidencija, odnosno izrada informativnih pomagala, u arhivima je jedan od najvažnijih poslova u arhivu, a sama informativna pomagala su najvažnije sredstvo za valjano i ekspeditivno poslovanje arhiva. Pomoću njih arhiv vrši jednu od svojih osnovnih djelatnosti: održava jedanput ustaljeni poredak arhivske građe u spremištima, manipulira građom i daje je na korištenje svima interesentima, a posebno istraživačima. Da bi istraživački rad, kao i svako drugo traženje podataka u građi, bio što lakši, brži i jednostavniji nametnula se potreba da evidencije arhivske građe, kako one pohranjene u arhivu tako i one u registraturama, budu kod svih arhiva jednoobrazno izrađene. Ova jednoobraznost glavnih evidencija arhivske građe osigurana je u arhivima na području SR Hrvatske članom 33. Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima (Nar. novine NRH br. 41 — 1962.) odnosno Uputstvom o vođenju evidencije u arhivima (Nar. novine NRH br. 7 — 1963.). Ovim propisima predviđeno je da će se i kako će se u arhivima SR Hrvatske na jedinstven način voditi ove knjige odnosno evidencije: a) knjiga primljene arhivske građe, b) knjiga općeg inventara arhivske građe, c) knjiga inventara za pojedini arhivski fond i zbirku, d) knjiga depozita, e) matični list arhivske i registraturne građe koja se nalazi izvan arhiva, f) vodič kroz arhivsku građu. Uputstvom su propisani i obrasci za ove evidencije osim za knjigu navedenu pod c). Međutim Uputstvom je bilo teško pobliže opisati makar sve tipične primjere upisivanja u evidencije, a pogotovo je to bilo nemoguće za razne osebujne slučajeve koji se u praksi pojavljuju. Zbog toga je ovo trebalo posebno riješiti, pa je tačkom 8. Uputstva Arhiv SR Hrvatske bio ovlašten da izradi detaljnije upute za izradu i vođenje ovih evidencija. Upute su izrađene i razaslane arhivima SR Hrvatske, a ovdje ih objavljujemo radi njihove što šire primjene i lakše pristupačnosti svakom arhivskom radniku. Osim toga će obaviještenost o postojanju i strukturi ovih pomagala dobro doći svima onima kojima su, bilo u koju svrhu, potrebni podaci iz arhivske građe. 1 1 Izrada 5 obaveznih evidencija (osim knjige inventara za pojedini arhivski fond i zbirku) je u SR Hrvatskoj u završnoj fazi. Za upotrebu čitača arhivske građe namijenjen je samo vodič kroz arhivsku građu. 250
