ARHIVSKI VJESNIK 3. (ZAGREB, 1960.)

Strana - 503

Obrazac 2. Primjer »Knjige primljene arhivske grade« Red. br. NASLOV FONDA (Popis primljene grade) Bilješke A. Knjige » (a) datum primitka i broj urudžbenog zapisnika pod kojim je zavedena primoRed. br. — Naziv jedinice •— vremenski predajna dokumentacija. raspon — količina (b) naziv ustanove, organizacije, poduzeća itd. od koje je grada primljena, te mjeB. Spisi sto posljednje pohrane. (sve kao gore) (c) privremena signatura. (d) .oznaka smještaja u spremištu. (e) event, napomene o stanju građe prilikom preuzimanja (da li je sređena ili rasuta, cjelovitost, očuvanost i si.). Napomene — (1) Primljena arhivska građa ubilježava se onim redom kakoi ulazi u arhivska spremišta. Dijelovi jednog te istog fonda ili zbirke naknadno primljeni upisuju se pod novim rednim, brojem, već kako dolaze. (2) U glavi opisa dolazi na prvo mjesto u lijevi gornji ugao redni broj pod kojim se arhivska građa nekog određenog fonda preuzima. Zatim po sredini dolazi sam naslov ustanove, organizacije, poduzeća itd. Povučena crta dijeli ova dva podatka od samog teksta popisa čiji su elementi vidljivi iz samog obrasca.(3) Slobodan prostor ispod crte razdijeljen je u dvije kolone: u prvu, koja otprilike zaprema dvije trećine prostora, unosi se sumarni popis arhivske građe, i to posebno knjige, a posebno spisi, pri čemu se svaka jedinica unosi pod svojim brojem. U drugu manju kolonu unose se opći podaci o dotičnoj ustanovi, organizaciji, poduzeću, odnosno o njihovoj građi. (4) U drugu kolonu unose se također i sve kasnije promjene ukoliko se tiču ulaza ili izlaza materijala, npr. vraćanje ustanovi kojoj je građa ranije pripadala ili nekom drugom arhivu i si. (5) Za sam način popisivanja vrijede pravila iznesena u napomenama pod obrascem br. 1, koliko god se samo mogu primijeniti u času preuzimanja. U svakom slučaju treba nastojati da podaci budu što tačniji. Obrazac 3. Knjiga depozita Rubrike: 1. Datum preuzimanja i broj urudžbenog zapisnika dokumentacije o depozitu. 2. Ime i prezime, zvanje i adresa depozitara. 3. Sadržaj depozita prema primopredajnom zapisniku. 4. Smještaj. 5. Bilješka. 'Napomena — (1) Ako postoji znatan broj depozita, može se preporučiti da se dokumentacija o depozitu vodi odvojeno' od ostalih spisa registrature, uz knjigu depozita. Naročitu pažnju posvetiti sastavljanju ugovora da bi se izbjegle kasnije eventualne nesuglasice i sporovi. — 503 —