ARHIVSKI VJESNIK 3. (ZAGREB, 1960.)

Strana - 501

ranih po izvjesnom planu, koji će se zasnivati na strukturnoj organizaciji arhivskog fonda i principu provenijencije. Za rijetku stariju i uopće za veoma vrijednu gradu od naročitog interesa za historijska istraživanja preporučuje se izrada analitičkih inventara, a za arhivsku gradu' registraturnog porijekla izradit će se sumarni inventari, gdje će svi oni elementi koji sačinjavaju inventar biti izneseni u sažetom obliku. Takovi inventari izrađuju se za sređene i od bezvrijednog materijala pročišćene fondove, pa prema tome imaju i definitivni karakter (definitivna signatura!). Prvi primjerak inventara u obliku knjige ima za ustanovu značenje službenog dokumenta, pa mora stoga biti na kraju opskrbljen uobičajenom klauzulom. Taj primjerak ne daje se istraživačima i čitačima na upotrebu. Za praktične potrebe treba ga umnožiti u više primjeraka ili u obliku kartoteke. Svaki konačno izrađeni inventar mora sadržavati uvodnu historijsku bilješku o fondu (zbirci), a na kraju kazalo stvari, imena i mjesta. Vidi obrazac br. 1. (Zbog raznovrsnosti materijala ne daje se ovdje primjer analitičkog inventara). Završne napomene 1) Prema zaključku Arhivskog savjeta NR Hrvatske sve arhivske ustanove na području NRH moraju izraditi odnosno voditi naprijed navedene evidencije i pomagala, ukoliko ih već do sada nisu vodile, a ako su ih vodile, prilagodit će ih prema donesenim obrascima počevši od 1. siječnja ove godine te ih dalje redovito i uredno voditi. 2) Već postojeće arhivske ustanove će pristupiti ovim zadacima redom kako je u ovom uputstvu navedeno, što razumljivo ne znači, da će već započete poslove prekinuti, niti da će se ograničiti samo na ovdje označena pomagala, nego će prema svojim potrebama i karakteru arhivske građe, kao i raspoloživim snagama i vremenskim mogućnostima, nastojati oko izrade naučnoinformativnih pomagala, prije svega regesta, raznih specijalnih kartoteka i dr. 3) Nove arhivske ustanove netom osnovane vodit će najprije »knjigu primljene građe«, zajedno sa knjigom depozita, ako se ova pokaže potrebnom. Zatim će pristupiti izradi provizornog inventara i vodiča, a onda sređivanju, škartiranju i inventariziranju svakog pojedinog fonda, Odnosno zbirke. 4) Ustanove koje raspolažu primOpredajnom dokumentacijom moraju ovu odmah srediti, a podatke unijeti u propisanu knjigu primljene arhivske građe. 5) Ako su se pojedini popisi i evidencije vodile slučajno u starim administrativnim knjigama, kao što su na pr. neupotrebljeni urudžbeni zapisnici, blagajničke knjige, treba ove ubuduće napustiti, a pomagalima odnosno evidencijama dati odgovajući oblik. 6) Izrada općeg provizornog inventara i uvođenje knjige primljene arhivske građe treba da uđe u plan rada arhivskih ustanova u. NR Hrvatskoj za 1960. godinu. Jednako bi pripremne radove za izradu vodiča trebalo započeti u toku ove godine. Obrazac 1. Primjer općeg inventarnog popisa A) Primjer inventarnog popisa diplome. Red. br. Vrsta dokumenta (naredba, edikt, reskript, itd.) — Datiranje Autor (lice ili ustanova koja diplomu izdaje) — Adresat (lice ili ustanova koja diplomu prima) — kratki sadržaj (opis pravnog događaja, »što se izdaje«) Bilješka (original ili kopija, pergamen ili papir, jezik, format, stara signatura). — 501 —